مدیریت فرآیند پارس

نرم افزار پروسس میکر یک نرم افزار سازمانی و یک راهکار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) و مدیریت گردش کار متن‌باز است که به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا به مدل‌سازی گردش‌های کاری مبتنی بر تایید بپردازند. این نرم‌افزار به سازمان‌ها در طراحی، خودکارسازی و استقرار فرآیندهای کسب و کار در مقیاس‌های مختلف کمک می‌کند. در واقع این راهکار، یک فرم‌ساز است که برای طراحی نامه‌ها، تاییدیه‌ها، فاکتورها و قراردادها استفاده می‌شود.

پروسس میکر، یک ابزار مدل‌سازی فرآیند با قابلیت drag-and-drop و به صورت ابری ارائه می‌کند که به کاربران اجازه می‌دهد نمودارهای فرآیندها را با استفاده از استانداردهای BPMN ساخته و ویرایش کنند. این نرم‌افزار قابلیت تغییر اندازه و برچسب‌گذاری تمام عناصر یک فرآیند را داشته و به شما اجازه وارد‌کردن فرآیندها و خروجی‌گرفتن از آنها را در قالب BPMN می‌دهد. همچنین به شما امکان می‌دهد تا فرم‌ها و زیرفرم‌ها را به زبان‌های مختلف و بدون دانش برنامه‌نویسی ایجاد کنند.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

این راهکار هم به صورت آفلاین و هم تحت وب قابل دسترسی است و به کاربران امکان می‌دهد فرم‌ها را بر روی تلفن همراه خود پر کنند و بعد از آنلاین شدن داده‌های آنها را همگام‌سازی کنند. این ابزار دارای یک داشبورد نیز است که امکان مشاهده نحوه عملکرد فرآیندها و کارکنان را فراهم می‌کند. این داشبوردها قابلیت شخصی‌سازی بر اساس شاخص کارایی فرآیند و شاخص کارایی کارکنان را نیز دارند.

نرم افزار پروسس میکر در سازمان‌های متنوعی مانند بانک‌ها، موسسات آموزش عالی و صنایع مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد و به آنها کمک می‌کند فرآیندهای پیچیده کسب و کار خود را خودکارسازی کرده و افراد و سیستم‌های موجود در شرکت را به هم متصل کنند.

​

​

بعد از تعیین مرزها و بررسی کارهای دستی، باید کامل بودن مدل فرایندی بررسی شود . معمولاً در مدل های فرایندی کسب وکارگرا برخی اطلاعات نادیده گرفته می شوند چون مدل ساز از آن خبر ندارد یا آن را غیر مرتبط و پیش پا افتاده می داند. ندیدن این اطلاعات در مدل های کسب‌ و کارگرا ممکن است به سناریوی برنامه بستگی داشته باشد. این اطلاعات به ظاهر غیر مرتبط ممکن است در مدل اجرایی فرآیند بسیار مرتبط باشند.

ممکن است که مدل فرایند بر اساس " همه چیز خوب" آماده شده باشد و با فرض اینکه همه چیز به خوبی کار خواهد کرد، همه شرایط های منفی احتمالی در طول اجرای فرایند نادیده گرفته شده باشد.

به عنوان مثال، در فرایند تحقق سفارش چند استثناء وجود دارد.نرم افزار BPMS ممکن است مواد مورد نیاز برای تولید یک محصول در در انبار تأمین کننده موجودی نداشته باشد یا حتی ممکن است مشتری سفارش خود را لغو کند. بنابراین مطمئن شوید که تمام استثنائات با کمک راه های مقتضی مدیریت می شوند. به عنوان مثال اگر لغو سفارش پس از ارسال محصول یا بعد از دریافت هزینه باشد، فعالیت های جبرانی نظیر برگشت محصول و برگشت هزینه به مشتری صورت پذیرد.

استثنائی دیگر که معمولاً نادیده گرفته می شود، این است که شاید یک فعالیت هیچوقت انجام نشود. چه اتفاقی می افتد اگر آدرس مشتری هرگز دریافت نشود؟ یا اگر ماژول ERP که وجود موجودی را چک می کند، پاسخ ندهد؟ نمی­توان فرض کرد که طرف دیگر همیشه پاسخ دهد یا این‌که یک سیستم همیشه عملکردی درست خواهد داشت.

​

​

​

همیشه یک رابطه یک به یک بین وظایف مدل کسب‌ و کارگرا و مدل اجرایی وجود ندارد. وظیفه یک نرم افزار BPMS، هماهنگی و تبادل کارها بین منابع چندگانه (انسان یا غیر انسان) است.

دو یا چند وظیفه متوالی تخصیص داده شده به یک منبع، کاندیداهایی برای تجمیع وظایف هستند. با ادغام وظایف دیگر نیاز به PBMS نیست چونکه تبادلات بین آنها نیاز به مدیریت ندارند. تنها کار لازم، مداخله در کار منابع اختصاص یافته است. مثلاًَوظیفه کاربری “ورود اطلاعات نام مشتری”، “ورود اطلاعات شماره مشتری” و “ورود اطلاعات جزئیات آسیب” توسط کارمند رسیدگی به درخواست خسارت را می توان تحت عنوان " ورود اطلاعات درخواست خسارت " تجمیع کرد.

البته مواردی وجود دارد که با وجود انجام کارهای متوالی توسط یک منبع، می توان آنها را جداگانه نشان داد. به عنوان مثال یک کارمند اداری سه وظیفه “ارسال اسناد به آژانس”، “دریافت نتایج از آژانس” و “به روزرسانی سوابق دانش آموزان” را بصورت متوالی انجام می دهد و چون نیاز به نظارت بر پیشرفت کار پرونده ها و مدیریت استثناهای احتمالی است، باید زمان انجام هر یک از مراحل مشخص باشد، این سه وظیفه را باید بصورت جداگانه نمایش داد.

اگر برای انجام یک فعالیت به بیش از یک منبع نیاز باشد، آن فعالیت بیش از حد بزرگ است و باید آن را به وظایف ریزتر تقسیم کرد تا بتوان هر وظیفه را به یک منبع اختصاص داد. به عنوان مثال، فعالیت “ورود و تأیید انتقال پول” به منظور رعایت اصل تفکیک وظایف، احتمالاً توسط دو نفر مختلف انجام می شود (حتی اگر نقش مشابهی داشته باشند). ابتدا مسئول مالی سفارش را وارد سیستم می‌کند، سپس یک مسئول مالی دیگر آن را تأیید می‌ کند.

​

​

​

در آخرین مرحله از تبدیل مدل‌های فرآیند به مدل های قابل اجرا در نرم افزار BPMS باید مشخص شود که چگونه هر عنصر مدل توسط BPMS اجرا شود. برای مثال اولین وظیفه از نوع سرویس را در فرایند "تحقق سفارش" “بررسی وجود موجودی” را در نظر بگیرید: برای برقراری ارتباط با سیستم ERP انبار، به ورودی سفارش خرید نیاز داریم.

باید خدمتی که توسط سیستم ERP برای بررسی سطوح موجودی و تعیین محل آن ارائه می شود را مشخص کنید. همچنین اطلاعاتی از محصول که در سفارش خرید وجود دارد مورد نیاز این سرویس است یعنی فرمت (input object) و اطلاعات تولید شده توسط این سرویس (یعنی فرمت output object) باید تعیین شود. این جزئیات پیاده سازی، مشخصه های اجرا نامیده می‌ شود.

این جزئیات به طور خاص عبارتند از:

متغیرهای فرآیند، پیام‌ها، سیگنال‌ها و خطاها

متغیرهای وظایف، رویدادها و ارتباط آن‌ها با متغیرهای فرآیند

جزئیات سرویس برای وظایف از نوع سرویس، ارسال و دریافت و رویدادهای پیام و سیگنال

ریزکدها برای وظایف اسکریپت

قوانین تخصیص مجری و ساختار رابط های کاربر برای وظایف کاربر

وظایف، رویدادها و عبارات جریان توالی

مشخصه‌ های خاص BPMS

این مشخصه‌ها، نماد گرافیکی در نمودار BPMN ندارند اما در فرمت تبادل BPMN 2.0 ذخیره می شوند. فرمت تبادل BPMN، ارائه مدل BPMN بصورت متنی با فرمت XML است که برای تبادل بین ابزارها در مدل BPMN درنظر گرفته شده است و ورودی موتور اجرایی BPMN است. ابزارهای مدل سازی BPMN، یک رابط بصری برای ویرایش بسیاری از این مشخصه های غیرگرافیکی را فراهم می کند بنابراین در اغلب موارد، مستقیماً نیازی به نوشتن XML نیست.

​

​

​

سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (نرم افزار BPMS) می تواند پس از پیاده سازی به عنوان سیستم نظارتی عمل می کند و بر فرآیند کسب و کار نظارت کند. جنبه نظارتی BPMS، توانایی نظارت، کنترل و بهبود فرآیندهای تجاری را فراهم می کند. خرید BPMS با نظارت بر تمامی مراحل، چه به صورت دستی یا خودکار در فرآیند کسب و کار می تواند اطلاعات فرآیند ارزشمندی را ارائه دهد.

مالکین فرآیند می توانند آمارهایی مانند میانگین زمان چرخه، زمان انتظار قبل از انجام یک کار توسط شرکت کنندگان انسانی و داده های هزینه را به دست آورند. می توان ارقام هزینه را به زمان درگیر برای تکمیل هر کار در فرآیند و هزینه فرصت به زمان انتظار در زمانی که یک کار فرآیند در صف منتظر پردازش است، اختصاص داد. این ارقام هزینه را می توان برای فرآیند جاری اعمال کرد و ارقام هزینه در زمان واقعی را به دست آورد. قابلیت نظارت می تواند به مدیران کسب و کار اجازه دهد تا از رویدادهای غیرعادی مطلع شوند. تراکنش ‌های مکرر بانکی و زمان‌های طولانی پردازش یک نماینده خدمات مشتری خاص نمونه هایی از این رویداد ها هستند. از داده های فرآیند می توان برای تعیین محل گلوگاه های فرآیند استفاده کرد.

​

سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (خرید BPMS) گروه جدیدی از نرم افزارها است که به سازمان ها اجازه می دهد تا راه حل های فناوری اطلاعات فرایند محور را طراحی کنند. فرآیند محور یعنی راه حل های سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار قادر به ادغام افراد، سیستم ها و داده ها هستند.

یکی از پیشرفت‌ های عمده BPMS نسبت به تلاش‌های سنتی بهبود فرآیند کسب‌ و کار مبتنی بر فناوری اطلاعات این است که فناوری اطلاعات را به صاحبان فرآیند کسب ‌و کار نزدیکتر می‌کند. سازمان‌ هایی که از سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (نرم افزار BPMS) برای انجام تغییرات فرآیند کسب ‌و کار مبتنی بر فناوری اطلاعات استفاده می‌ کنند، قابلیت‌های زیر را به دست خواهند آورد:

1. مشارکت نزدیک تر کسب و کار در طراحی راه حل های فرآیند کسب و کار مبتنی بر فناوری اطلاعات.

2. توانایی ادغام افراد و سیستم هایی که در فرآیندهای تجاری شرکت می کنند.

3. امکان شبیه سازی فرآیندهای تجاری برای طراحی بهینه ترین فرآیندها برای اجرا.

4. توانایی نظارت، کنترل و بهبود فرآیندهای تجاری در زمان واقعی.

5. توانایی ایجاد تغییر در فرآیندهای تجاری موجود در زمان واقعی بدون تلاش دقیق برای تبدیل فرآیند.

​

خرید ​BPMS باعث بهیود ساختار و الگوی رفتاری کارکنان سازمان می شود و رضایت کارکنان نسبت به فعالیت ها و فرایند کاری را افزایش می دهد. ابزارهای موجود در BPMS منجر می شود کارکنان احساس قدرت بیشتری داشته باشند.

کاهش دغدغه های کاری با کمک ابزارهای موجود در آن و اعمال شاخصای کلیدی عملکرد (KPI) در فرایندهای کاری، اعلام پیام و هشدارها در زمان مناسب از دیگر تاثیرات استفاده از نرم افزار BPMS است. از عوامل مهم در عملکرد کارکنان، رضایت آنها نسبت به فعالیت ها و فرآیندهای کاری است و سازمان ها در تلاش هستند کارکنان راضی و با انگیزه داشته باشند.

استفاده از طرح های تشویقی و تنبیه (بر اساس داده ها و اطلاعات شفاف) می تواند منجر به تعریف اهداف آگاهانه تر برای بهبود ساختار و الگوی رفتاری کارکنان داشته باشد. از طرف دیگر، مکانیزه شدن فرایندها می تواند حجم کاری کارکنان را کاهش دهد و در نتیجه تمرکز آنها را روی کارهای با ارزش تر و اولی تر بیشتر می کند.

رضایت کارکنان مر بوط می شود به نوع نگاه و برداشت کلی و مثبت آنها از فرآیندهای کاری و همه عوامل مرتبط با رسیدگی به کارها. کارکنان راضی از آموزش ها و مهارت های جدید استقبال می کنند و بهتر و سریع تر اموزش ها را فرا می گیرند. در برابر تغییرات سازمانی کمتر مقاومت می کنند چونکه علاقمند به اهداف سازمان و سرنوشت آن هستند و از مکانیزه کردن فراینده در همه ابعاد سازمان حمایت می کنند.

​

​

​

در سازمانهای بزرگ شناسایی گلوگاه آسان نیست. می توان برخی از دلایل ایجاد آنها را سریعا حل کرد اما اغلب زمانی متوجه این گلوگاه ها می شوید که آسیب قابل توجهی به کسب و کار وارد شده است. وقتی با استفاده از نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار ( BPMS) فرایندهای سازمان طراحی و پیاده سازی شوند، می توان گردش کار و اقداماتی که روی هر فرآیند انجام شده است را مشاهده کرد. با ثبت تمامی عملیات و لاگ اقدامات انجام شده در سیستم شفافیت در کارها بوجود خواهد آمد.

شفاف شدن کارها علاوه بر کمک به شناسایی و رفع گلوگاه های موجود، به درشناسایی و ارزیابی عملکرد کارکنان و واحدهای سازمانی نیز کمک می کند یعنی کارکنان سازمان می دانند که اقدامات آنها در هر مرحله قابل ردیابی است و انجام ندادن به موقع فعالیت، می تواند نمرات و پیامدهای منفی و تنبیه ای برایشان داشته باشد.

با کمک نرم افزار BPMS از مواجه مجدد با گلوگاه هایی که توسط نیروی انسانی ایجاد می شوند، جلوگیری می شود و این اطمینان ایجاد می شود که فرایندهای کسب و کار همواره بدون وابستگی به نیروی انسانی یا افراد خاص در سازمان به شکل درست و مناسب انجام می گردند.

​

​

​

اهمیت «مدیریت فرایند‌های کسب‌و‌کار (BPM)» در میان سازمان‌ ها روز به روز آشکارتر می شود اما هنوز باورهای نادرستی در مورد سیستم یا نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) وجود دارد. این باورهای نادرست از نادیده گرفتن مسیر تحول نرم افزار BPMS و تقلیل سیستم‌های مدیریت فرایند‌های کسب‌و‌کار به ابزار‌هایی با ماموریتی حداقلی است. برخی از این باورهای اشتباه در زیر آمده است:

1. گران هستند.

با وجود قیمت بالای BPMS‌های درون ‌سازمانی امروز تحت فناوری ابری و با قیمت گذاری منعطف عرضه می‌شوند.

2. فقط ابزاری برای مدیریت گردش کار هستند.

با انتخاب درست نرم افزار، باید چرخهٔ حیات کامل مدیریت فرایند‌های کسب ‌و‌ کار را پوشش داده شود.

3. کار با آنها نیاز به برنامه نویسی دارد.

نسل جدید BPMS‌ها با ساده‌سازی و بصری‌سازی ابزارها و امکانات خود، کاربری را برای متخصصان کسب ‌و‌ کار که آشنایی با برنامه‌نویسی ندارند، ممکن کرده‌اند.

4. نگهداری سخت و پیچیده دارند.

در BPMS های ابری همهٔ الزامات زیرساختی برعهده فروشنده است و تنها چیزی که کسب ‌و ‌کار برای سرمایه گذاری نیاز دارد، هزینه بهره‌برداری اولیه و پرداخت صورت‌حساب ماهیانه است.

5. مختص کسب‌ و‌ کار‌های بزرگ و فرایند‌های پیچیده هستند.

استقبال از BPMS در سازمان های بزرگ بیشتر است اما در کسب و کارهای کوچک و متوسط هم با کمک BPMS های ارزان تر و ساده تر می‌توانند به همان اندازه از مدیریت موثر فرایند‌های کسب‌و‌کار خود سود ببرند.

​

​

​

در پروژه های BPMS مانند هر پروژه دیگر ریسک عدم موفقیت وجود دارد. برای کاهش ریسک نیاز است ریسکها شناسایی و سپس تلاش برای کم کردن آنها انجام شود.

عدم اعتقاد مدیران به استفاده از BPMS ها، عدم مشارکت مالکان فرایندها، نبود زیر ساخت سخت افزاری، شبکه و همچنین زیر ساخت اطلاعاتی مناسب، در کنار عواملی نظیر انتخاب BPMS نامناسب و انتخاب نادرست فرایند اولیه منجر به طولانی شدن چرخه اجرا و در نتیجه شکست پروژه می شود.

اگر مدیریت اعتقاد به استفاده از نرم افزار BPMS ندارد سراغ BPMS نروید چونکه عدم اعتقاد آنها به لایه های پایین تر منتقل می شود و استفاده از سیستم متوقف می شود. اگر مالکین اصلی فرایندها با نرم افزار درگیر نشوند کارایی بهبود نمی یابد. BPMS رویکرد Agile دارد و لذا نقش مالکین فرایند در آن بسیاز مهم است. این تفکر که شما پیمانکار هستید و کار خود را انجام می دهید باید از ذهن مالکین فرایند خارج شود.

انتخاب پروژه اولیه برای اجرا در BPMS اهمیت زیادی دارد . فرایندی که انتخاب می شود باید علاوه بر سادگی و شفافیت، نفوذ خوبی در سازمان داشته باشد و میزان مشارکت مالکین نیز قابل قبول باشد.

به دلیل چابکی خرید BPMS، مالکین فرایند توقع دارند کار سریع تحویل آنها شود. بعد از آماده شدن بخشی از کار آنرا در اختیار مالکین فرایند قرار دهید تا در صورت وجود نقص همان موقع رفع نقص شود. اجازه ندهید که بعد از اینکه همه چیز کامل شد در اختیار کاربر قرار داده شود.

​