مدیریت فرآیند پارس

امروزه ما شاهد رواج نرم افزارهای BPMS در تقریبا همه سازمان ها هستیم. اما کدام سازمان ها هستند که بیش تر از بقیه به چنین نرم افزاری نیاز دارند و یا وجود یک نرم افزار BPMS برای آن ها می تواند ضروری باشد؟

معمولا شرکت هایی که به نرم افزار BPMS نیاز دارند عبارتند از:

شرکت های بزرگ و پیچیده

شرکت هایی که فرآیندهای پیچیده و گسترده ای دارند، می توانند از نرم افزار BPMS استفاده کنند تا فرآیندهای کسب و کار خود را راحت تر مدیریت کرده و بهینه سازی نمایند.

شرکت های با محیط کسب و کار داینامیک و تغییرپذیر

در صنایعی مرتبط با خدمات مشتریان، که با توجه به تغییرات نیازها و سلایق مشتریان نیاز به تغییرات مداوم در فرآیندهای کسب و کار خود دارند، نرم افزار BPMS به عنوان یک ابزار منعطف و قابل تنظیم با نیازهای روز کسب و کار مورد نیاز است.

شرکت های با پیچیدگی عملیاتی

شرکت هایی که عملیات پیچیده ای از جمله هماهنگی بین بخش ها، تسهیل ارتباط و هماهنگی پردازش ها و نظارت بر عملکرد دارند، نرم افزار BPMS را می توانند مورد استفاده قرار دهند.

شرکت های با تجارب مشتری معقول

شرکت هایی که توجه خاصی به تجربه مشتری می پردازند و فرآیندهای کسب و کار خود را بر اساس نیازها و ترجیحات مشتریان برنامه ریزی می کنند، می توانند از نرم افزار BPMS برای ایجاد و بهینه سازی فرآیندهای مشتری استفاده کنند.

لازم به ذکر است که نیاز به فرهنگ فرآیندگرایی و مدیریت فرآیندهای کسب و کار امروزه تقریبا در هر سازمانی احساس می شود و هر سازمان بسته به نوع کسب و کار خود و فرهنگ سازمان خود باید تصمیم بگیرد که تا چه به یک نرم افزار BPMS نیاز دارد.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم مشاوره های لازم را به شما و سازمانتان در راستای استفاده از نرم افزارهای BPMS ارایه دهیم. همچنین گروه مدیریت فرآیند پارس ضمن ارایه نرم افزار BPMS به شما، فرآیندهای موردنیاز شما را نیز تحت آن پیاده سازی خواهد نمود.

BPMN زبان مدل سازی فرایندهای کسب و کار است که بسیار شبیه به مفهوم فلوچارت می باشد. این زبان پیش از این در دهه هشتاد میلادی مورد استفاده قرار می گرفت. هدف از مدل سازی BPMN دادن امکان به کاربران است تا یک جریان کاری را به سادگی و به نحوی که برای دیگران نیز قابل فهم باشد، مدل کنند. همانند دیگر زبان ها، هدف زبان BPMN نیز ساده تر کردن ارتباط است و برای ایجاد ارتباط بهتر و درک مناسب تر فرایندهای کسب و کار طراحی شده است. یکی از موفق ترین و پرکاربردترین ابزاری که از BPMN استفاده می کند، نرم افزار ProcessMaker (پروسس میکر) است که با استفاده از آن و به ساده ترین شکل ممکن می توان فرایندهای کسب و کار را مدل سازی نمود.

هدف از این آموزش به کارگیری زبان BPMN برای نگاشت و مدل سازی فرایندهای سازمانی به ساده ترین شکل ممکن است به نحوی که برای همگان قابل فهم باشد. علاوه بر این با استفاده از این نرم افزار این امکان وجود دارد که بدون نیاز به آشنایی با زبان های برنامه نویسی بتوانید فرایند مدل شده را به نرم افزاری قابل اجرا در سازمان تبدیل نمایید. ابتدا معرفی محیط نرم افزار، سپس آموزش های مقدماتی و در نهایت کنترل های پیشرفته آموزش داده خواهند شد، به نحوی که در پایان بتوانید ضمن مدل کردن یک فرایند، آن را به صورت اجرایی نیز مورد استفاده قرار دهید.

اما به سراغ نرم‌ افزار BPMS برویم. در دهه ۶۰ میلادی ورود فناوری به صنایع باعث ایجاد تحولی شگرف در آن‌ها و سرعت گرفتن رشد و توسعه‌شان شد. این موضوع باعث شکل‌گیری موج استفاده از فناوری‌ها برای دیجیتالی کردن سیستم‌های مدیریت فرایند کسب‌وکار در سازمان‌ها شد. سیستم نرم افزاری «کایزن» در صنایع کشور ژاپن از سیستم‌های پیشرویی بود که برای بهبود فرایندهای کسب‌وکار معرفی شد. این سیستم برای مدیریت فرایندها از روش S5 استفاده می‌کرد.

در دهه 80 میلادی شرکت FileNet سیستم مدیریت دیجیتال جریان‌های کاری را به بازار معرفی کرد. سیستمی که FileNet طراحی کرده بود اسناد اسکن شده را از طریق یک فرایند از پیش تعریف شده ردگیری و دسته‌بندی می‌کرد. عقیده بسیاری از کارشناسان اینست که این سیستم جد اصلی BPMهای نوینی‌ست که امروز می‌شناسیم. جالب است بدانید شرکت FileNet چند سال پس از معرفی این سیستم توسط IBM خریداری شد.

در سال ۲۰۰۰ میلادی موسسه گارتنر عنوان «مجموعه مدیریت فرایندهای کسب‌وکار» (Business Process Management Suite) را ابداع کرد. از این سال به بعد واژه BPMS به فرهنگ لغت کسب‌وکارها اضافه شد. این مفهوم به مجموعه‌ای از نرم افزارهایی اشاره داشت که با فرایندهای سازمان‌ها سروکار داشتند.

در ۲۰۱۲ موسسه گارتنر «مدیریت هوشمند فرایندهای کسب‌وکار» (iBPM) را ابداع کرد. این مفهوم به همان نرم‌ افزارهای مدیریت فرایندهای کسب‌‌وکار اشاره داشت با این تفاوت که هوش مصنوعی، تحلیل داده و گزارش‌دهی نیز در آن‌‌ها تعریف شده بود. تمام این مفاهیم در سالیان، دهه‌ها و قرن گذشته امروز در یک مفهوم و واژه جمع شده‌اند و آن «نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب‌وکار» (BPMS) است.

 نرم افزار BPMS یا نرم افزار مدیریت فرایند‌های کسب‌و‌کار به سازمان کمک می‌کند تا تحلیل و خودکار‌سازی فرایند‌هایش را بهبود دهد. اصلی‌ترین ویژگی‌های یک نرم افزار BPMS امکان مدل‌سازی، ایجاد، ویرایش و در نهایت اجرای فرایند‌های کسب‌و‌کار در سازمان است. این نرم افزار در گام بعدی به جمع‌آوری و تجزیه‌و‌تحلیل داده‌ها می‌پردازد. تمام وظایف و فعالیت‌های روزانه افراد در یک سازمان (از مسئول حمل‌و‌نقل تا مدیر‌عامل) نیازمند فرایند‌هایی‌ست که نیاز به مدیریت دقیق و هوشمند دارند. نرم افزار BPMS در کنار این ویژگی مهم یعنی امکان مدیریت هوشمند فرایندها سه ویژگی بسیار مهم دیگر را نیز در اختیار کسب‌‌وکارها می‌گذارد.

برای مثال این نرم افزار در نخستین گام فرایندهای کسب‌وکار را چابک‌تر و سریع‌تر می‌کند. نتیجه این‌که سرعت سازمان در رسیدن به اهداف بیش‌تر شده و برای چالش‌های جدید در آینده آماده‌تر‌ می‌شوند.

فرایندهای تکراری و روزانه بخش زیادی از زمان کارکنان‌تان را مصرف می‌کند. نرم افزار BPMS با کدگذاری این فرایندها و سیستمی کردنشان عملا تمام آن‌‌ها را خودکارسازی کرده و در نتیجه زمان آزاد زیادی در اختیار کارکنان شما قرار می‌دهد.

شفافیت فرایندها داده‌های به‌روز و در لحظه را در اختیار مدیران و تصمیم‌سازان قرار می‌دهد. داده‌های شفاف از روند فرایندها به آن‌ها امکان می‌دهد بهبود و پیشرفت فرایندها به دقت اندازه‌گیری و پایش کنند.

همان طور که گفته شد، امروزه بسیاری از سازمان های ایرانی از نرم افزار ProcessMaker استفاده می کنند. بسیاری از این سازمان ها این نرم افزار را تهیه و فارسی سازی می کنند، اما پس از آن در توسعه و ساخت فرآیندها در آن دچار چالش می شوند. سازمان های زیادی هستند که نیروی متخصصی برای ساخت فرآیندها در نرم افزار پروسس میکر در داخل سازمان ندارند و به دنبال افراد یا شرکتی هستند که چنین خدماتی را به آن ها ارایه دهد.

به همین منظور، گروه مدیریت فرآیند پارس با بهره گیری از یک تیم متخصص از مهندسین نرم افزار و فناوری اطلاعات، کلیه خدمات پیاده سازی و ساخت فرآیند در پروسس میکر (ProcessMaker) را به سازمان ها ارایه می دهد. این شرکت ضمن همکاری با بسیاری از سازمان ها با زمینه های کاری مختلف، اقدام به پیاده سازی و ساخت فرآیندهای زیادی در حوزه های بازرگانی، تولید و صادرات، ساختمانی، مدیریت اسناد مهندسی، مالی، منابع انسانی و … نموده است.

این شرکت همچنین سابقه اتصال پروسس میکر با سایر نرم افزارهای سازمان ها (از جمله نرم افزار حضور و غیاب) را از طریق فرآیندها دارا می باشد. نرم افزار ProcessMaker می تواند از طریق دیتابیس، وب سرویس و API با سایر نرم افزارها و سیستم های اطلاعاتی ارتباط برقرار نماید.

BPMN مخفف عبارت Business Process Modeling Notation به معنی نشانه‌گذاری مدل‌سازی فرآیندهای کسب و کار است. BPMN یک استاندارد است و نمادهای گرافیکی را به عناصری معمول برای اکثر فرآیندهای کسب و کار مانند فعالیت‌ها، رویدادها و دروازه‌ها اختصاص می‌دهد.

چگونگی شکل گیری استاندارد BPMN

این نشانه‌ها در ابتدا توسط موسسه مدیریت فرآیند‌های کسب‌و‌کار ایجاد شد و سپس به گروه غیرانتفاعی و انجمن بین‌المللی Object Management که در سال ۱۹۸۹ تاسیس شده بود، پیوست.
در ابتدا هدف معرفی نمادهای گرافیکی بود که به عنوان زبان مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار BPML ارائه شود و در مقایسه با BPEL، قابلیت اجرایی شدن توسط BPMSها را داشته باشد.
BPMN برای اولین بار توسط BPMI) Business Process Management Initiative) توسعه داده شد.
زبان مدل‌سازی فرآیند BPMN 2.0 با هدف خلق یک زبان استاندارد برای مدل‌سازی فرآیند‌های کسب‌و‌کار توسعه یافت.
بدین معنی که در هنگام طراحی یک دیاگرام فرآیند، از نمادهایی استفاده می‌کنید که اعتباری و استانداردی جهانی دارند و توسط بسیاری از حرفه‌ای‌هایی که به این علامتهای استاندارد بین المللی اشراف دارند، قابل درک است.

کاربرد نرم‌افزار BPMN برای طراحان فرآیند کسب و کار

• ارتباط میان متقاضیان و ذینفعان فنی و غیرفنی در زمینه فرآیندهای تجاری
• درک جامع و اشراف بر شکاف دانشی فرآیندهای کسب‌وکار
• نمایش دیجیتال فرآیندها در یک بستر نرم‌افزاری
• بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار به وسیله ی نمایش دادن ناکارآمدی و تنگناها

چرا از نشانه‌گذاری استاندارد مدل‌سازی فرآیند کسب و کار (BPMN) استفاده کنیم؟

از جمله عواملی که باعث پایین آمدن کیفیت کالا و تولید شود ، شکاف‌های دانشی داخل سازمان، فرآیندهای تک منظوره و شیوه‌های کسب و کار ناکارآمد است
"اگر از نشانه‌گذاری استاندارد جهت مدل‌سازی فرآیند استفاده کنید ، سازمان شما می تواند گردش کار داخلی خود را جهت پیدا کردن گلوگاه‌ها یا محدودیت عملکرد ناشی از حجم بالای کار و ناکارآمدی تعریف نماید."
با این حال، قبل از شروع طراحی گردش کار سازمان، مجموعه علائم مدل‌سازی را که برای استفاده مدنظر دارید؛ بررسی نمایید
انتخاب نماد درست، کلید طلایی برقراری ارتباط بین تمام ذینفعان در هر فرآیند کسب و کار است.

اگرمیخواهید علائم مناسب را جهت مدل‌سازی انتخاب نمایید ، باید اقداماتی که مطابق با الزامات زیر باشند را در نظر بگیرید.

1. داشتن قابلیت درک متقابل توسط تمام شرکت‌کنندگان فرآیند
اگر از نشانه‌گذاری غیر استاندارد مدل‌سازی فرآیند کسب و کار استفاده نمایید این امکان پیش خواهد آمد که ذینفعان فرآیند تمایل داشته باشند که برای نمادهای یکسان، تفسیرهای خود را از نماد داشته باشند.
که در نهایت منجر به درک متفاوتی از یک فرآیند می‌شود که خود عامل بازدارندهای در مسیر پیشرفت سازمان است .
استفاده از یک مجموعه نماد استاندارد شده که به خوبی مستند شده باشند ، میتواند فهم متقابل و جامع از جریان کار را تسهیل دهد و مبنایی برای حل خطاها و بهینه‌سازی فرآیندها ایجاد نماید.

2. امکان تحویل بر روی کاغذ توسط ابزار مدل‌سازی فرآیند دیجیتال
علائم مدل‌سازی درست کسب‌وکار باید علاوه بر ارتقاء سطح ارتباط بین کاربران تجاری، یک زبان مشترک برای کاربران فنی و غیرفنی را نیز فراهم کنند.
کاربران کسب‌وکار باید بتوانند فرآیندها را بر روی کاغذ طراحی نموده و آنها را جهت ترجمه به زبان دیجیتال به برنامه‌نویسان ارائه دهند .
مدل‌سازی نمادهایی که تعاریفی از جنس کد برای هر نماد در نمادسازی فرآیندها را دارند، برای پر کردن فاصله بین کاغذ و صفحه نمایش ایده‌آل هستند.

3. سهولت انتقال میان اغلب نرم‌افزارهای مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار
بسیاری از شرکت‌ها، خصوصا شرکت‌‎هایی که بخش‌های متعدد و مستقل دارند یا از ERP استفاده می‌کنند ، برای مدل‌سازی فرآیند چندین ابزار را پیاده‌سازی می‌کنند،
این امر می‌تواند هنگام تلاش برای استانداردسازی و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار در سراسر شرکت، مشکل‌ساز باشد.
انتخاب یک مجموعه از نمادهای مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار معمول در فرآیندها، اجازه می‌دهد شرکت شما انتقال فرآیندها را از نرم‌افزار به برنامه به آسانی انجام دهد.
از سوی دیگر این امر به رفع خطاهای بالقوه‌ای که هنگام تلاش برای تبدیل بین نشانه‌های مختلف بوجود می‌آیند؛ کمک می نماید

به چه دلیل BPMN 2.0 را انتخاب کنیم؟

استاندارد BPMN 2.0 به دلیل انعطاف پذیری و سهولت در استفاده، به عنوان یک ابزار مدل‌سازی کسب و کار مناسب شناخته شده است.

دلایل انتخاب BPMN 2.0

• BPMN 2.0 باعث سهولت برقراری ارتباط بین کاربران تجاری می شود

اکثر شرکت‌ها بطور مداوم به دنبال راه‌هایی برای کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری و بهبود سطح رضایت مشتری هستند. درحالیکه بسیاری از سازمانها به دنبال منابع خارجی جهت ایجاد تغییرات هستند، تنها عده محدودی تجزیه و تحلیل فرآیندهای داخلی را برای یافتن منابع پنهان و فرصت‌های رشد بررسی می‌کنند. شرکت‌هایی که از ابزارهای مدیریت فرآیند استفاده کرده و به پیاده‌سازی BPMN در سازمان برای شناسایی شکاف دانش داخلی و افزایش بهره‌وری می‌پردازند ؛ در عین بهبود منابع مصرفی در زمان و هزینه‌ها نیز به میزان قابل توجهی صرفه‌جویی می‌کنند. در این صورت نه تنها هر فرآیند شفاف سازی می‌شود، بلکه همه ذینفعان ابزارهایی مناسب جهت برقراری ارتباط درمورد چگونگی بهبود فرآیندهای کسب و کار را دارا می‌باشند. از اینرو شرایط لازم برای یک استاندارد واحد برای طراحی فرآیند در کل سازمان ایجاد می‌شود. هرکدام از ذینفعان اکنون می‌توانند ببینند که چگونه تمامی کارکنان وظایف خود را برای از بین بردن اختلافات و انجام موثر کارها انجام می‌دهند. شرکت‌هایی که نرم‌افزار BPMN را در سراسر شرکت خود پیاده‌سازی کرده‌اند، کاهش هزینه و افزایش بهره‌وری از دارایی‌های موجود را شاهد بوده‌اند. همچنین با بهینه‌سازی فعالیت‌ها و استفاده از یک سیستم یکپارچه، خطا ها کاهش یافته و مزایای بسیاری بدست می آیند.

• BPMN 2.0 نرم‌افزاری یکپارچه است

BPMN برای پاسخ‌دهی به تقاضای عظیم دنیای امروز برای کیفیت بالا و استانداردهای سازگار در سراسر صنایع و بسترهای نرم‌افزاری تکامل یافته است. برای استفاده دیجیتالی، BPMN تعریفی از جنس XML را برای هر عنصر فراهم می‌کند، که مفهوم آن را به یک تفسیر واحد نسبت می‌دهد. این امر در صورتیکه چند نفر قصد داشته باشند معانی مختلفی را به علامت‌های رایج اختصاص دهند، باعث عدم سردرگمی می‌شود. همچنین زبان XML اجازه می‌دهد تا خواندن مدل معنایی BPMN 2.0 در هر دو فرآیند اجرا و شبیه‌سازی انجام شود. بنابراین، شرکت‌ها می‌توانند از BPMN در تمامی برنامه‌های کاربردی نرم‌افزارهای سازمانی جهت بدست آوردن وضوح و بینش در فرآیندهای کسب و کار استفاده کنند.

• BPMN 2.0 توسط ایزو تایید شده است

سازمان بین‌المللی استاندارد (ISO) ، استاندارد BPMN را بعنوان وسیله‌ای برای استانداردسازی فرآیندها در سراسر بازار جهانی بکار برده است. این سازمان خاطرنشان کرد که با یکپارچه ساختن BPMN با استانداردISO/IEC ۱۹۵۱۰: ۲۰۱۳ خود، نیاز به یک نماد که قابل درک توسط همه کاربران تجاری، (از تحلیلگران کسب و کار، تا توسعه‌دهندگان فنی، تا افرادی که درگیر در کسب و کارند و با فرآیندها سروکار دارند) را رفع می‌کند. سازمان بین‌المللی استاندارد معتقد است که آخرین استاندارد بین المللی (تا سال ۲۰۱۳) بهترین شیوه‌ها را برای تعریف نشانه‌ها و معانی دیاگرام‌های مورد استفاده برای همکاری، پردازش و ارزیابی فعالیت‌های تجاری در میان شرکت‌ها، صنایع و بازار نشان می‌دهد.

مزایای استاندارد BPMN

• BPMN از مدیریت فرآیند‌های کسب‌و‌کار پشتیبانی می کند.
• BPMN قادر است یک طرح بصریِ ساده برای کاربران غیر‌حرفه‌ای ارائه دهد تا به وسیلهٔ آن درک بهتری از مفهوم نشانه‌ها داشته باشند.
• BPMN قادر است شمایی ساده از فرآیند‌های پیچیده در یک فرم قابل فهم را به نمایش درآورد.
• BPMN قادر است اختلالاتی که در ارتباط بین مراحل طراحی فرآیند، پیاده‌سازی، اجرا و مدیریت به وجود می آیند را کاهش دهد.
• با چنین سطحی از درکی بصری که نماد‌های BPMN 2.0 ارائه می‌دهند، قادر خواهیم بود به راحتی به یک زبان مشترک با دیگر متخصصان درگیر در فرآیند BPM از جمله تحلیل‌گران کسب و کار، مجریان اقدامات در فرآیند‌ها و همچنین مدیرانی که دسترسی به داده‌ها دارند برسیم؛ و کنترل و نظارت بر فرآیندی که آن‌ها باید درک کنند را ساده کنیم.

به طور خلاصه، زبان مدل‌سازی BPMN زبانی واحد میان همه سطوح درگیر در مدیریت فرآیند و متخصصان می‌سازد که روند مدیریت فرآیند را نزد آن‌ها ساده‌تر می‌کند.

شیرپوینت (SharePoint) یک بستر مشترک مبتنی بر وب است که به عنوان یک سیستم مدیریت اسناد و ذخیره سازی اسناد به فروش می رسد و bpms یک رشته در مدیریت عملیات است که در آن افراد از روش های مختلفی برای کشف، الگوسازی، تجزیه و تحلیل، اندازه گیری، بهبود، بهینه سازی و خودکارسازی فرایندهای تجاری استفاده می کنند. در ادامه این بحث به مقایسه BPMS و SharePoint خواهیم پرداخت.

معیارهای انتخاب BPMS و SharePointچیست؟

اگر قصد خرید یک نرم افزار مناسب جهت بهبود بخشیدن به گردش کارهای سازمان تحت نظارتتان را دارید، باید دونکته مهم را در نظر بگیرید:
• توجه به ابعاد سازمانی: تعیین اسکوپ سازمان (کوچک، متوسط، بزرگ)
• میزان بلوغ سازمانی: مقدار نفوذ و زیرساخت های یک سازمان برای مدیریت فرآیندها

البته مدیران در انتخاب نهایی محصول باید به موارد اختلاف هر یک از نرم افزارها توجه کافی نمایند، زیرا یک اشتباه ساده در انتخاب نرم افزار باعث تحمیل هزینه های مالی و زمانی جبران ناپذیری خواهد شد.
اگر سازمان شما از ابعاد کوچکی برخوردار است، می توانید باتوجه به گردش کارهای نسبتاً ساده ای که دارد و البته صرفه ی اقتصادی، از نرم افزار SharePoint برای خودکارسازی فرآیندها استفاده کنید.
از طرفی اگر ابعاد سازمانی درحد متوسط یا بزرگ باشد، راهکار نرم افزاری BPMS در تمام سطوح بلوغ سازمانی کاربرد گسترده ای خواهد داشت.
اگر شما نیاز به یک مدل فرآیندی ساده و تعاملی دارید که در سطح محلی و با یک جریان کار واضح برای پشتیبانی از تغییرات اداره می شود نرم افزار SharePoint را می توانید انتخاب کنید .
همچنین برای جمع آوری محتوا جهت ایجاد یک شبکه داخلی، ساخت پورتال کسب و کار، مدیریت محتوا و بهبود همکاری ها هم می توانید از SharePoint استفاده نمایید.

جهت ایجاد مصوبات برای گردش مجموعه اسناد، شیرپوینت دارای پیکربندی قابل انعطافی است که مستندات را قادر میسازد تا قبل از انتشار یافتن، در دسترس کاربران قرار گرفته و سپس تایید و تصویب شوند.
SharePoint به کاربرانی که نیاز به سیستم قدرتمند دارند، این امکان را می دهد تا گردش های کاری ۳ حالتی خارج از چهارچوب ایجاد کنند.
همچنین زمانی که نیاز چندانی به یکپارچگی محکم با داده های دیگر سیستم ها، پردازش های پیچیده، مدل سازی، بهینه سازی و رصد اطلاعات ندارید، انتخاب SharePoint می تواند برایتان گزینه مناسبی باشد.

قابلیت های SharePoint

شیرپوینت به عنوان یک پورتال، ابزار Collaboration و مدیریت مستندات می تواند نقش موثری در سازمان ها داشته باشد ولی گردش کار آن بخش کوچکی از این ابزار است که عملاً نمی تواند جایگزین فرآیند وBPMS در سازمان شما شود.
شیرپوینت به عنوان ابزاری مستقل برای ارایه مدیریت فرآیندهای کسب و کار ساخته نشده است و این دلیلی است که مایکروسافت را به جست و جوی شرکای برنامه های یکپارچه با شیرپوینت (Third Party ها) نظیر AgilePoint ،Global 360 ،K2 ،Nintex برای تامین نیازمندی های BPM کاربران ترغیب می کند.

بنابراین اگر قصد دارید از شیرپوینت به عنوان ابزار نرم افزار BPMS استفاده کنید، برای دسترسی به قابلیت های عمومی ابزارهای BPMS جهت برطرف سازی نیازمندی های سازمان، لازم است ابزارهای سوم شخص و قابلیت های هرکدام را بررسی کرده و بر توسعه سفارشی با محیط های برنامه نویسی مثل Visual Studio برنامه ریزی نمایید.

تولید کنندگان برنامه های کاربردی فرآیندگرا و کسانی که با ابزار SharePointفرآیندهای سازمان را به نرم افزار تبدیل می کنند، متحمل کدنویسی های سنگین و پیچیده می شوند که بر هزینه ی کل مالکیت (Total Cost Of Ownership: TCO) اضافه می شود.
اگرچه خرید ابزار BPMS می تواند دارای هزینه لایسنس باشد ولی در مقابل، هزینه ی کل مالکیت و ریسک کمتری خواهد داشت.

چرا BPMS را انتخاب می کنیم؟

ابزارهای BPM می توانند فرآیندها را با قوانین مربوطه هدایت و کنترل نمایند که این امر مستقل از جریان کار می باشد. BPMSها انعطاف پذیری بیش تری دارند و از تغییرات، سریع تر پشتیبانی می کنند.
بیش تر نرم افزارهای BPMS قابلیت های یکپارچه سازی در قالب نرم افزارها و یا ارتباط دهنده های OTB که در اکثر سازمان های بزرگ رایج شده اند را نیز در بردارد.
شخصی سازی جریان کارها و یا یکپارچه شدن با سیستم های دیگر هم جزو ویژگی های BPMS است.
ترسیم نمودن نیازهای اساسی و مطابقت آن ها در سطح فعالیت ها با یک دید جامع، به کارگیری فرآیندها در موبایل، سیستم های خانگی و لپ تاپ، مرتب کردن فرآیندها و همکاری ها که پشتیبانی و بهبود سریع را تضمین نماید، ارایه بهبود مستمر بدون تکیه زیاد بر کد نویسی و IT جزو ویژگی های BPMS ها است.

مقایسه نهایی دو نرم افزار BPMS و SharePoint

• BPMS و SharePoint شاید ظاهر یکسانی داشته باشند، اما آنچه درون آن ها اتفاق می افتد، کاملا متفاوت است.
• SharePoint بر خلاف BPMS، توانایی انجام کارهای تکراری پرسنل را ندارند.
• اگر می خواهید بین نرم افزارهای مختلف سازمان ارتباط برقرار کنید، در نظر داشته باشید که ارتباط با سایر نرم افزارهای سازمانی توسط SharePoint نسبت به BPMS بسیار ضعیف تر است.
• امکان تغییرات جدید در فرآیند، فقط در BPMS وجود دارد.
• خدمات SharePoint در حد ارجاعات ساده و تک مرحله ای است، اما ارجاعات در BPMS براساس شرایط بسیار پیچیده و چند مرحله ای مطابق رویه های کسب و کار صورت می گیرد.
• ذخیره سازی اطلاعات در SharePoint ساختار یافته نیست و درنتیجه گزارش گیری های آن درحد آماتور است. اما ذخیره سازی مهندسی شده اطلاعات در BPMS، موجب استخراج بسیار حرفه ای گزارش و داده کاوی پیشرفته برای مدیران سازمان می شود.
• با توجه به رویکرد انحصار طلبانه ی مایکروسافت ، سطح استقلال خریدار در SharePoint بسیار پایین است. در حالی که در BPMS با توجه به سیاست سرویس گرایی در آن، سطح استقلال خریدار، بسیار بالا خواهد بود.

در همین راستا، از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیند در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند.

نرم افزار پراسس میکر یک نرم افزار BPMS متن باز و رایگان است که طی سال های اخیر طرفداران زیادی در سازمان های ایرانی به دست آورده است.

ورژن 4 پروسس میکر از ویژگی ها و ساختار کاملا متفاوتی با نسخه های قبلی این نرم افزار برخوردار است. پراسس میکر در نسخه 4 خود ظاهر نرم افزار و همچنین شیوه کار با آن را به کلی تغییر داده است و در بسیاری موارد، امکانات بیش تر و راحت تری را در ساخت و پیاده سازی فرآیندها در اختیار کاربران گذاشته است.

در این مطلب قصد معرفی یک نمونه فرآیند مدلسازی شده با استاندارد BPMN2.0 را در نرم افزار ProcessMaker 4 داریم. پیش تر در مقاله ای تحت عنوان آشنایی کلی با محیط ورژن 4 پراسس میکر (ProcessMaker 4) به معرفی این نسخه از نرم افزار پراسس میکر و معرفی کلیه قسمت های آن پرداخته ایم. جهت طراحی و مدلسازی فرآیندها می توانیم به تب Deigner در بالای صفحه نرم افزار وارد شویم.

​

​

موقعی که تصمیم به ترسیم فرایندها گرفته شد، هدف ترسیم اهمیت زیادی پیدا می کند. ترسیم فرایندها برای اینکه مناسب مکانیزاسیون باشد و یا اینکه هدف مدل سازی ایجاد زبان مشترک باشد، کاملاً فرق دارند. برای ایجاد زبان مشترک مدل ها لزوما دقیق نیستند و گاهی همراه با ابهام هستند، درصورتیکه مدل های فرایند اجرایی باید به گونه ای دقیق باشند که قابل تفسیر با BPMS باشند.

برای سازمان هایی که به دنبال مدل سازی فرایندها برای وارد کردن در نرم افزار BPMS هستند، در جلد دوم کتاب Fundamentals of Business Process Management یک روش پنج مرحله ای برای تبدیل یک مدل به یک نسخه اجرایی پیشنهاد شده است:

1. شناسایی مرزهای اتوماسیون
2. بررسی وظایف دستی
3. ترسیم مدل فرآیند
4. تقسیم بندی مدل فرآیند را تا سطح قابل قبول
5. مشخص کردن مشخصه های اجرا

مراحل فوق کمک می کند تا یک مدل کسب و کار کمتر انتزاعی و بیشتر تکنولوژی گرا باشد. هر پنج مرحله باید روی مدل فرآیندی ای انجام شود که هم از لحاظ ساختاری و هم از لحاظ رفتار درست است. مثلا اگر در مدل خطایی چون بن بست وجود دارد موقع اجرای نمونه فرایند در BPMS ، ممکن است مشکلی ایجاد شود که کل سازمان را تحت تاثیر قرار دهد.

​ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) یک سیستم مدیریت فرآیند تحت وب است که امکان طراحی، خودکارسازی و استقرار فرآیندهای کسب و کار را برای سازمان ها فراهم می کند. این ابزار با فراهم ساختن رابط کاربری drag and drop محیطی برای مدل سازی و طراحی جریان کارها و همچنین ساخت فرم های پویا دراختیار کاربر قرار می دهد.

گروه مدیریت فرآیند پارس می تواند کلیه خدمات مربوط به پیاده سازی و ساخت فرآیند در پروسس میکر را به سازمان شما ارایه دهد.

پروسس میکر یک BPMS رایگان و متن باز است که جزو سیستم های نرم افزاری سبک وزن (lightweight) با سربار داده بسیار کم در میان سیستم های نرم افزاری موجود در این صنعت به حساب می رود. همچنین از آن جا که پراسس میکر یک نرم افزار تحت وب است و می توان آن را در محیط مرورگر اجرا نمود، دسترسی به جریان کارها و روال های سازمانی را جهت طراحی، اجرا و مدیریت فرآیندها برای کاربران، گروه ها و واحدهای سازمانی ساده تر خواهد کرد. در این مطلب قصد داریم تا ضمن معرفی قسمت های کلیدی ProcessMaker، مراحل ساخت یک فرآیند را در این سیستم تحت وب مدیریت فرآیندهای کسب و کار، به ترتیب بیان کنیم.

از امکانات محیط نرم افزاری پراسس میکر می توان به موارد زیر اشاره کرد:
• محیط طراحی و مدل سازی فرآیندها با استاندارد BPMN2.0
• فرم ساز پویا و Responsive
• پورتال کاربری و کارتابل اجرای فرآیندها
• مدیریت چارت سازمانی، کاربران و گروه های کاربری
• طراحی و ارسال سند خروجی
• ...

مراحل ساخت یک فرآیند:
به طور کلی برای ساخت یک فرآیند در ProcessMaker باید مراحل زیر انجام شود:

1. ایجاد یک فرآیند در بخش Designer و طراحی مدل فرآیند: در اولین قدم پس از ایجاد یک فرآیند جدید، می توان مدل فرآیند را در محیطی تحت استاندارد BPMN2 طراحی و مدل سازی کرد. در این قسمت، شما قادر به استفاده از نمادهای تعریف شده در استاندارد BPMN2 هستید.

2. تعریف متغیرهای فرآیند (متغیرهای مدل داده فرآیند): متغیرها (variables)، اطلاعات و داده هایی که در فرم های فرآیند وارد می شوند را در خود ذخیره می کنند تا در قسمت های دیگر آن فرآیند (همچون gatewayها و سایر فرم ها) بتوان آن ها را فراخوانی کرده و از آن ها استفاده کرد. به عنوان مثال، یک فرم می تواند شامل فیلدهایی همچون "نام"، "نام خانوادگی"، "جنسیت" و ... باشد که می بایست برای هر کدام، یک متغیر تعریف نمود. این متغیرها می توانند بسته به نوع داده خود، هر یک از نوع داده های integer، string، boolean، float و ... را در خود ذخیره نمایند. لازم به ذکر است که نیازی نیست تمامی متغیرهای موردنیاز در فرآیند، همان ابتدا تعریف شوند؛ بلکه شما قادر خواهید بود در هر زمانی بسته به نیاز، متغیر جدید در فرآیند تعریف کنید.

3. ساخت فرم های پویا (Dynaforms): در مرحله بعد باید فرم های موردنیاز در فرآیند طراحی شوند. ProcessMaker دارای یک محیط فرم ساز پویا و تحت وب است که می توان در آن قسمت فرم هایی سازگار با دستگاه های مختلف (PC، موبایل و تبلت) طراحی نمود. شما می توانید از تمامی کنترل های طراحی وب به صورت drag and drop در فرم ساز پراسس میکر استفاده کنید.

4. تخصیص فرم ها به فعالیت ها: پس از ساخت یک فرم می توان آن را به فعالیت (Task) مربوطه اختصاص داد تا در صورت اجرای آن فعالیت، این فرم برای کاربر نمایش داده شود.

5. تعریف قوانین مسیریابی (Routing Rule): پس از طراحی مدل فرآیند و ساخت فرم ها، می توان به تعریف قوانین مسیریابی بر روی Gatewayها در مسیر فرآیند اقدام کرد. یک فرآیند ممکن است در مسیر خود به چندین شاخه تقسیم شود که هر یک از شاخه ها در یک شرایط خاص و تعریف شده ای اجرا می شود. این شرط ها بر روی Gatewayهای شرطی موجود در مدل فرآیند نوشته می شوند.

6. تعیین ایفاکنندگان فرآیند: درنهایت، هر یک از فعالیت های موجود در فرآیند باید به یک یا چند کاربر تخصیص داده شود تا کاربر موردنظر بتواند با دسترسی به فعالیت مربوط به خود، آن را انجام دهد. در پراسس میکر، شما قادر خواهید بود تا فعالیت های موجود در فرآیند را به شیوه موردنظرتان به کاربران سازمان assign کنید. پس از اتمام مراحل پیاده سازی فرآیند، کاربر یا کاربرانی که فعالیت اول فرآیند به آن ها اختصاص داده شده است، قادرند تا از طریق کارتابل فرآیندهای خود که در بخش Home محیط پراسس میکر قرار دارد، فرآیند موردنظر را اجرا کنند. پس از ارسال فرم توسط کاربر فعالیت اول، فرآیند مطابق با مدل طراحی شده ادامه پیدا کرده و به کارتابل نفر یا نفرات بعدی ارسال خواهد شد.

​

​

اول از همه باید مشخص کنید که چه بخش هایی از فرآیند می تواند به کمک BPMS مکانیزه شود و چه بخش هایی نمی تواند.

در یک فرایند، وظیفه خودکار، وظیفه دستی و وظیفه کاربر وجود دارد. وظایف دستی توسط مجری فرایند و بدون استفاده از هیچ نرم افزاری انجام می شود، وظیفه خودکار توسط BPMS یا یک سرویس خارجی قابل انجام است. وظیفه کاربر هم یک وظیفه بین وظیفه خودکار و وظیفه دستی است. دلیل شناسایی و تعیین نوع هر وظیفه اینست که که وظایف خودکار و کاربر به راحتی توسط نرم افزار BPMS هماهنگ می شود در حالی‌که وظایف دستی اینطور نیست.

تمایز بین وظایف با نشانگرهای گوشه سمت چپ بالای کادر وظیفه در BPMN مشخص می شود: نشانگر یک دست در وظایف دستی، نشانگر کاربر در وظیفه کاربر و نشانگرهای اسکریپت، چرخ، پاکت نامه و .... در وظایف خودکار

بعد از شناسایی نوع وظایف، برای به حداکثر رساندن منافع حاصل از اجرای BPMS، باید بررسی کرد آیا راهی برای پیاده سازی وظایف دستی در BPMS وجود دارد یا نه. دو راه برای اتصال یک وظیفه دستی به BPMS وجود دارد: از طریق وظیفه کاربر یا با استفاده از وظیفه خودکار. اگر راهی برای اینکار وجود ندارد باید راهی برای اتوماسیون بقیه وظایف بدون این کارهای دستی پیدا کنید.

اگر این امکان وجود دارد که مسول انجام وظیفه دستی تکمیل کار خود را به BPMS اطلاع دهد، می توان این وظیفه دستی را به به وظیفه کاربر تبدیل کرد.

​