مدیریت فرآیند پارس

مراحل عمومی مدیریت فرآیندهای کسب و کار مجموعه فعالیت‌های BPM است که به چهار دسته زیر تقسیم می‌شود:

طراحی فرایند (Process Design):

این فاز شامل درک فرآیندهای کسب و کار موجود و نیز طراحی فرآیندهای جدید می‌باشد. مدل‌سازی و مستندسازی فرایندهای کسب و کار به مدیران سازمان کمک می‌کند تا درک بهتری از کسب و کار خود به دست آورده و در صورت لزوم تغییراتی در روش انجام کار ارائه دهند. نرم‌افزارهای مورد استفاده برای اینکار شامل این اجزاء می‌باشد: ویرایشگرهای گرافیکی جهت مستندسازی فرآیندها, انباره‌هایی برای ذخیره مدل‌های فرآیند و ابزارهای شبیه‌سازی فرآیند کسب و کار برای اجرای فرآیند جهت اندازه‌گیری پارامترهای بازدهی مانند میانگین زمان و هزینه.

همه متخصصین مستحضر هستند که به منظور انجام طراحی باید از ابزاهای تحلیل و طراحی مدیریت فرایند یا به اصطلاح CaseTools استفاده کرد و یکی از بهترین و مهم ترین ابزارهای موجود در دنیا نرم افزار ویزوال پارادایم است.

 اجرای فرایند (Process Execution):

فرایند های مدل شده در مرحله قبل باید اجرا شوند.  وجود مدل‌های سازمانی از فرایندهای کسب و کار و دسترسی همه ذینفعان سازمان به این مدل‌ها، سبب می‌شود تا میزان یکنواختی اجرای فرایند‌های کاری به تدریج افزایش یابد. سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب و کار در این مرحله به جای مدل‌های فرآیندی مبتنی بر متن بر توسعه مدل فرآیندها به صورت گرافیکی تمرکز نموده‌اند که دلیل آن کاهش پیچیدگی توسعه مدل می‌باشد. برنامه‌نویسی ویژوال با استفاده از علائم گرافیکی بازدهی را در تعدادی از بخش‌ها افزایش داده و بوسیله کاربران بخوبی پذیرفته شده است. در این مرحله از قوانین کسب و کار که برای کنترل رفتار سیستم‌ها به کار می‌روند و یک موتور قوانین کسب و کار برای تصمیم‌گیری و اجرای فرآیندها استفاده می‌شود.

همچنین بر همه متخصصین خبره در سطح بین الملل روشن است که پیاده سازی و اجرای فرایندها در بهترین حالت ممکن از طریق BPMS امکانپذیر است.

 پایش فرایند (Process Monitoring):

همزمان با اجرای فرایندها، مدیریت سازمان باید عملکرد و نتایج اجرای فرایند‌های کسب و کار را به صورت مستمر اندازه‌گیری کرده و با نتایج از پیش تعیین شده مقایسه کند. هرگونه انحراف از اهداف از پیش تعیین شده باید تحلیل و علت یابی شده و راه‌حل‌های آن تعیین گردد.

بدیهی است پس از اینکه اجرای فرایندها را به نرم افزار BPMS واگذارید کردیم یعنی در زمان کوتاهی موفق به مکانیزه نمودن فرایندها با نرم افزار BPMS شدیم، نسبت به حالت های کاغذی و دستی امکان پایش و نظارت فوق العاده بالاتری خواهیم داشت. 

بهبود فرایند (Process Improvement):

تحلیل ثبت وقایع استخراج شده در طی نظارت بر فرآیند و مقایسه آنها با یک مدل فرآیند منطقی برای تحلیل‌گر امکان تشخیص و تحلیل گلوگاه‌ها را مهیا می‌سازد. نتایج ناشی از پایش فرایند‌ها، در صورتی که منجر به کشف اشکالاتی در طراحی فرایند‌ها شود، باید در یک فرایند طراحی مجدد مورد استفاده قرار گرفته و اشکالات مشاهده شده در فرایند‌های کسب و کار اصلاح گردد.

به منظور تایید مجدداً تاکید میشود که پس از اجرای فرایندها در حالتی طبیعی و در زمان مناسب و انجام پایش میتوان بهبودهای واقعی بر روی فرایندها اعمال نمود بطوریکه همه شنیده ایم املاء نانوشته را نمیتوان غلط گیری کرد.

دیگر قابلیت های مختلف process maker تحت عنوان یک نرم افزار BPMS رایگان برای طراحی فرآیند پروسس میکر سازمانی را در ادامه به آنها اشاره کرده ایم:

1. منبع باز بودن و امکان توسعه و طراحی به وسیله هر شخص یا سازمانی

2. سازگار با دسکتاپ، تبلت، موبایل و حتی داشتن نسخه تحت وب

3. مورد استفاده قرار گرفته توسط شرکت های معتبر جهانی مثل تویوتا و سونی و…

4. داشتن شرایط طراحی فرآیندها توسط استفاده کننده فرآیند

5. به همراه داشتن گروه پشتیبانی قوی در آمریکا، اسپانیا،کلمبیا و به روزرسانی ماهانه

6. پشتیبانی از تعدادی از نمادهای استاندارد BPMN2

7. کنترل کردن تمامی فرآیند ها از خارج از سیستم با ابزار   REST

8. تولید انواع گزارش ها و نمودار های مدیریتی

9. پشتیبانی از زبان فارسی و تقویم فارسی

پکیج فرآیند آماده پراسس میکر برای سازمان ها

یک سوالی که ممکن است برای بسیاری از سازمان هایی که از نرم افزار پروسس میکر استفاده می کنند پیش آید، این است که آیا فرآیندهای آماده ای وجود دارد تا سازمان نیازمند پیاده سازی فرآیندها از صفر نباشد؟

پاسخ گروه مدیریت فرآیند پارس به این سوال مثبت است. این شرکت ضمن پیاده سازی بیش از 500 فرآیند در حوزه های گوناگون و در سازمان های مختلف، اقدام به تهیه یک پکیج از فرآیندهای آماده در حوزه اداری کرده است. این پکیج شامل فرآیندهایی است که تقریبا هر سازمانی با آن ها سر و کار داشته و نیاز به سیستمی کردن آن ها دارد. این فرآیندها عبارتند از: درخواست مرخصی، درخواست ماموریت، درخواست کالا / خدمات، درخواست اضافه کاری، درخواست وام، درخواست مساعده و دستور پرداخت چک.

لذا تهیه این پکیج فرآیندهای آماده، به سازمان ها و مشتریان گروه مدیریت فرآیند پارس این امکان را می دهد تا فرآیندهای رایج خود را به صورت آماده تهیه و راه اندازی کرده و سپس زمان اصلی خود را تنها به پیاده سازی فرآیندهای تخصصی و پیشرفته تر خود اختصاص دهند. لازم به ذکر است که گروه مدیریت فرآیند پارس فرآیندهای تخصصی و پیشرفته زیادی را نیز در سازمان ها و صنایع مختلف تحت نرم افزار پراسس میکر پیاده سازی و راه اندازی کرده است که می تواند به سازمان ها در توسعه چنین فرآیندهایی نیز خدمات مربوطه را ارایه دهد.

مدیریت فرایندهای کسب و کار یا Business Process Management ، با اصطلاح BPM یاد می‌شود. مدیریت فرایندهای کسب و کار در اکثر سازمان‌ها و شرکت‌ها، یک چالش بزرگ و پیچیده است.

مدتی قبل، بسیاری از صاحبان مشاغل تصور می‌کردند که استفاده از رویکردهای مدیریت فرایندهای کسب و کار، هزینه اضافی است و برای آنها مزیتی نخواهد داشت. اما امروزه رفتار مدیران و صاحبان مشاغل، تغییر کرده است و بینش جدیدی نسبت به رویکرد مدیریت فرایندهای کسب و کار، پیدا کرده‌اند. در واقع در صورت عدم سازماندهی و ایجاد سیستم، کسب و کارهای ضعیف و شکننده شده و به راحتی از لیست حذف خواهند شد.

مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM ، شامل بخش‌های مختلفی است که روند طی شده در هر کدام نیازمند راه‌های متنوع، مهارت‌های مختلف و دستگاه‌های ویژه هستند؛ از این ویژگی‌ها جهت حمایت از ساختار، کنترل و تحلیل روندها و فرایندهای طی شده در کسب و کار استفاده می‌شود.

مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) ، از دو علم مدیریت و فناوری اطلاعات (IT) به وجود آمده است و همین ساختار ترکیبی ویژه، باعث محبوبیت فراوان آن در بین افراد مختلف و کسب و کار شده است.

با پیشرفت و ادغام دو علم مدیریت و فناوری اطلاعات، رویکرد مدیریت فرایندهای کسب و کار هم رشد کرده و مسیر پیشرفته شدن را طی می‌کند.

اگر واضح‌تر بخواهیم صحبت کنیم، BPM بعد از رویکردهای متفاوت TQM (مدیریت کیفیت جامع) و BPR (مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار) در کنترل و مدیریت و همراه با گسترش سیستم‌های مدیریت و کنترل پایگاه داده‌ها، سیستم‌های کنترل منابع سازمان‌ها و در نهایت سیستم‌های مدیریت روند کار در IT، برای بهبود و پیشرفت خدمات ارائه شده، ایجاد شد. منظور از بهبود در خدمات، فرایندهایی مد نظر است که در کاهش هزینه‌ها و سرعت، و افزایش کیفیت نتیجه نهایی، موثر باشند. همچنین برای حمایت از اجرا شدن هر چه بهتر رویکرد مدیریت فرایندهای کسب و کار شرکت‌ها و سازمان‌ها، سیستم‌های مدیریت فرایندهای کسب و کار یا BPMS ، تهیه و تولید شده است.

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) در واقع مجموعه‌ای از فعالیت‌هاست که توسط یک گروه همکار به منظور دستیابی به هدفی واحد اجرایی می‌شوند. این فعالیت‌ها در راستای تحقق اهداف کسب و کار  طراحی و اجرا می‌شوند.

فرآیند از نظر مایکل همر، عبارت است از تعدادی وظایف که با یکدیگر، ارزش مدنظر مشتری را فراهم می‌کنند. همان‌طور که از این  تعریف مشخص است، وقتی در مورد فرآیند صحبت می‌کنیم در واقع درباره مفهومی ارزشمند سخن می‌گوییم که باید سازمان را جهت اهداف و کسب درآمد حرکت دهد؛ بنابراین این موجود مهم مانند هر موجودیت مهم سازمانی نیاز به توجه، نگهداری و در یک کلام، نیاز به مدیریت دارد.
مدیریت فرآیند‌های کسب و کار یک چالش بزرگ در سازمان‌هاست و بعضی از مجموعه‌ها به علت عدم آگاهی از اثرات و آورده‌های مدیریت فرآیندها، تلاش کافی و اثربخشی در این جهت انجام نمی‌دهند. این موضوع باعث می‌شود در گذر زمان فرآیندها دچار نقص و از دست دادن اثربخشی شوند و به طبع آن تحقق رسالت سازمان به تأخیر بیافتد.

مفهوم BPM و عناصر تشکیل‌دهنده آن

برای پاسخ به سؤال BPM چیست، بهتر است بگوییم BPM که مخفف Business Process Management است، یک رویکرد ساختاریافته با هدف بهبود کیفیت محصول و خدمات است. تلاش دارد تا فرآیندهای سازمان را با استراتژی سازمان همسو نگه دارد و در پی آن به هدفی بزرگ‌تر یعنی رضایت مشتری برسد. BPM تلاش می‌کند اثرات فرآیندهای کسب و کار یک سازمان را تحلیل کند، آنها را بهبود دهد و در برخی مواقع آنها را قابل پیش‌بینی کند.
مهم‌ترین هدف مدیریت فرآیندهای کسب و کار، مکانیزاسیون است؛ اما نباید دچار این اشتباه رایج شویم و تنها هدف و کاربرد آن را مکانیزاسیون بدانیم. مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) یک چرخه تکرارپذیر است و شامل مراحل طراحی، مدلسازی، اجرا، کنترل و بهینه‌سازی می‌شود.