مدیریت فرآیند پارس

همواره یکی از سوالاتی که برای بسیاری از سازمان ها در زمان خرید و راه اندازی یک نرم افزار BPMS (نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار) مطرح می شود این است که آیا فرآیندهای آماده ای وجود دارد تا سازمان نیازمند پیاده سازی فرآیندها از صفر نباشد؟

گروه مدیریت فرآیند پارس با سابقه چندین سال پیاده سازی فرآیندها در سازمان های مختلف تحت نرم افزار BPMS پروسس میکر، اقدام به تهیه پکیج هایی از فرآیندهای آماده مرتبط با حوزه های کاری مختلف کرده است. این پکیج ها تشکیل شده از نمونه های موفق فرآیندها در سازمان های مربوطه می باشد که به صورت کلی در دسته های زیر قرار می گیرند:

✅ پکیج اداری
✅پکیج تایم شیت
✅پکیج مهندسی ساختمانی
✅پکیج بازرگانی خارجی
✅پکیج تولید و صادرات محصولات نفتی
✅پکیج حقوقی و داوری
✅پکیج مدیریت اسناد مهندسی (EDMS)
✅پکیج مدیریت جلسات

هر یک از پکیج ها شامل فرآیندهای مربوط به حوزه خود هستند و هر فرآیند از نمونه موفق و کامل تر خود در میان چندین سازمان مشابه تهیه شده است.

لازم به ذکر است، از آن جا که نرم افزار پراسس میکر یک BPMS اوپن سورس (متن باز) می باشد، سازمان ها پس از راه اندازی فرآیندهای مربوطه می توانند تغییرات موردنیاز خود را نیز به راحتی در فرم ها و فرآیندها لحاظ نمایند.

جهت دریافت اطلاعات بیش تر و مشاهده دمو از پکیج ها، با همکاران ما در تماس باشید.

بسیاری از سازمان ها به خصوص در شرکت های پروژه محور و حوزه EPC، پرسنل سازمان همه روزه بر روی فعالیت ها و پروژه های مختلفی کار می کنند. در این سازمان ها برای مدیران اهمیت دارد که میزان کارکرد پرسنل خود را در زمان حضور در شرکت و میزان کار بر روی هر پروژه ارزیابی کنند.

مهندسی مجدد فرایندها (Business Process Reengineering) یا به طور مخفف BPR، مکانیزمی است که با مطالعه دقیق فرایندها بر اساس آمار و اطلاعات و بازنگری تدریجی آن، بهبود عملکرد سازمان را در بر خواهد داشت. امروزه مهندسی مجدد، با نامهای متفاوتی چون طراحی مجدد فرایندهای اصلی، نوآوری فرایندی، طراحی مجدد فرایندهای کسب‌ و کار ، مهندسی مجدد سازمان، طراحی مجدد ریشه‌ای  و معماری مجدد سازمان معرفی می‌گردد.
مهندسی مجدد اغلب جهت دستیابی به کاهش هزینه‌ها و اصلاحات بنیادین در خدمات، دقت و کیفیت و البته ساده سازی انجام می‌شود. بنیاد مهندسی مجدد بر بررسی فرایندهای سازمان و شناخت نقاط ضعف و قوت آن حاکم است. ذکر این نکته لازم است تغییرات بنیادی در فرایندهای عملیاتی سازمان به دلیل پیچیدگی دارای ریسک بالایی است بنابراین در صورت عدم انجام صحیح آن، سازمان را دچار مرگ فرایندی خواهد کرد. 

1. فرآیندهای خود را بشناسید

کاهش هزینه ها اگر به صورت تصادفی باشد، به جای اینکه شما را وادار به ایجاد یک استراتژی کاهش هزینه قوی کند، تنها صرفه جویی کوتاه مدت به شما می دهد. کسب و کارهایی که هدفشان دستیابی به مقرون به صرفه بودن در بلندمدت است، باید درک کاملی از تمام فرآیندهای خود داشته باشند. یک "کتابخانه فرآیند" (سلسله مراتب فرآیند شامل فرآیندهای اصلی کسب و کار، گروه های فرآیند کسب و کار و عملکردهای مختلف کسب و کار) برای این منظور برای شما مفید خواهد بود. این به عنوان چارچوبی برای تمام فرآیندهای فعلی کار می کند و به موارد زیر کمک خواهد نمود:

• شناسایی فرآیندهایی که نیاز به توجه فوری دارند
• اولویت قراردادن فرآیندهایی که مستقیماً با نتیجه سازمان مرتبط هستند
• تعیین جهت برای تجزیه و تحلیل کامل
• شناسایی وابستگی های فرآیند

این یافته‌ها برای پایه‌گذاری یک استراتژی قوی بهبود فرآیند کسب‌وکار که می‌تواند به صرفه‌جویی در هزینه کمک کند، ضروری است.

2. فرآیندهای خود را نقشه برداری کنید

"شما فکر می کنید همه چیز را می دانید. اما برای شناسایی چیزهایی که نمی دانید، از همین امروز شروع به مستندسازی فرآیندهای کسب و کار خود کنید!"

ایجاد یک نقشه فرآیند وضعیت موجود، دومین وظیفه بزرگی است که برای کنترل مخارج سازمانی باید روی آن تمرکز کرد. این یک نمای کلی از تمام فرآیندهایی که در حال حاضر در یک سازمان اجرا می شوند و همچنین با تفکیک کامل آن ها را به تصویر می کشد. هر چه بیشتر در نماهای سطح پایین تر کاوش کنید، بهتر این ایده را در مورد نحوه عملکرد فرآیندها، نحوه ارتباط آنها و نحوه ارتباط هزینه های مختلف با آنها ایجاد می کنید.

استفاده از نقشه‌برداری فرآیند به سازمان در زمینه های زیر کمک می‌کند:

• شناسایی نقاط درد که نیاز به رسیدگی فوری دارند
• شناسایی گلوگاه هایی که باید از بین بروند
• تشخیص فاصله بین وضعیت موجود و وضعیت آینده مطلوب
• یافتن فرآیندهای تکراری یا غیر ضروری
• دستیابی به شفافیت عملیاتی
• تضمین ارتباط بهتر
• تصمیم گیری بهتر

نقشه برداری، تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار را آسان تر می کند و این امر بر کاهش هزینه های مربوطه تاثیرگذار خواهد بود.

3. فرآیندهای خود را تجزیه و تحلیل کنید

تجزیه و تحلیل هزینه برای ایجاد یک استراتژی کاهش ضروری است و تجزیه و تحلیل فرآیند اساساً پایه و اساس آن می باشد. یک فرآیند را می توان به دو روش کمی یا کیفی تجزیه و تحلیل کرد.

جنبه های کمی تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار معمولاً به روش زیر طبقه بندی می شوند:

• تجزیه و تحلیل ارزش فرآیند: تجزیه و تحلیل ارزش هر یک از وظایف برای دانستن اینکه آیا به طور مستقیم به رضایت مشتری کمک می کند یا خیر.
• تجزیه و تحلیل زمان فرآیند: فهمیدن اینکه آیا زمان سرمایه گذاری شده به درستی استفاده می شود یا خیر. دو جزء دارد: کل زمان اجرا، کل زمان تاخیر.
• تجزیه و تحلیل هزینه فرآیند: برای اطمینان از اینکه فرآیندها افزایش درآمد را برای کسب و کار رقم می زنند. دو جزء این عبارتند از: کل هزینه اجرا، کل هزینه تاخیر.
• تجزیه و تحلیل کارایی فرآیند: برای تعیین اینکه کدام فرآیند کارآمد است و کدام یک کارایی ندارد.

با این حال، همه چیز را نمی توان به صورت کمی تحلیل کرد. همچنین جنبه‌های رفتاری، فناوری و رویه‌ای فرآیندها وجود دارد که با در نظر گرفتن سه مؤلفه زیر به صورت کیفی تحلیل می‌شوند:

• مردم
• سیستم
• حکومت

همچنین گروه مدیریت فرآیند پارس کلیه خدمات پیاده سازی فرآیندها تحت نرم افزار ProcessMaker را می تواند به شما ارایه دهد.

در نهایت، تمام مشاهدات برای دستیابی به راه حل های بهبود برای هر یک از فرآیندها ترکیب می شوند که شامل:

• حذف دوگانگی فرآیند
• حذف فرآیندهای بدون ارزش افزوده
• ادغام دو یا چند فرآیند در یک فرآیند
• ادغام فرآیندهای ضروری که گم شده اند

این عمل برخی از هزینه های غیرضروری مرتبط با فرآیندها را نیز کاهش می دهد.

4. مخارج خود را مشخص کنید

شناسایی هزینه های موجود قبل از یافتن فرصت های کاهش هزینه بسیار مهم است. تحلیلگران فرآیند را قادر می‌سازد تا تمام هزینه‌ها (از بالاترین تا کمترین) را دسته‌بندی کرده و اولویت بندی نمایند. بنابراین هنگامی که تجزیه و تحلیل ارزش و هزینه انجام می شود، باید حوزه هایی را که صرفه جویی عمده را ارائه می دهند از حوزه هایی که کسب و کار بیشترین هزینه را در آنها انجام داده است، جدا کرد. 3 روش موثر برای انجام آن وجود دارد:

• از هر فرصت ممکنی که کاهش هزینه را تضمین می کند، استفاده کنید.
• رویکردی را به کار گیرید که در آن حوزه هایی که بیشترین هزینه‌ها را در بر می‌گیرند اولویت‌بندی شده تا بیشترین استفاده را از سرمایه‌گذاری ببرید.
• رویکردی را به کار گیرید که در آن دست یافتنی‌ترین پیشرفت‌ها اولویت‌بندی می‌شوند تا بتوانید از فرصت‌ها حداکثر استفاده را ببرید.

یک ابتکار مدیریت فرآیند آن است که این کار را با تعریف جریان فرآیندهای سازمانی و ارائه یک دید روشن در سراسر حوزه های عملکردی تسهیل می کند. مدیریت هزینه را آسان‌تر کرده و به تنظیم مدل فرآیند وضعیت فعلی بر این اساس کمک می‌کند.

دستیابی به کارایی هزینه برای سازمان هایی که دارای استراتژی های قوی هستند، آسان تر و موثرتر می شود. در مدیریت فرآیند کسب و کار، رویکردی ساختاریافته برای کاهش مخارج سازمانی دنبال می شود که یکی از اهداف استراتژیک برنامه نیز می باشد و شامل موارد زیر خواهد بود:

• بهینه سازی فرآیند
• حذف زایدات
• استفاده بهینه از منابع
• تراز کردن اجزای فرآیند
• بهبود عملکرد فرآیند

در اصل، BPM بخش هایی را هدف قرار داده که هزینه ها باید کاهش یابد و آن ها را تحت تاثیر قرار می دهد. در نتیجه، شرکت‌ها می‌توانند با موفقیت با چالش‌های کسب و کار روبرو شده و بیشترین بازده را با حداکثر حفظ منابع تضمین نمایند.

BPM روشی مؤثر برای مدیریت و کنترل فرایندها است که امکان هم‌راستایی فرایندهای کسب و کار را با نیازهای مشتری فراهم می‌کند و به مدیران کسب و کار کمک می‌کند تا چگونگی استقرار، نظارت و توزیع بهتر منابع سازمان را تعیین کنند.

از طرف دیگر، BPMN یک زبان مدل سازی بصری قابل درک است که برای دستیابی به وظایف BPM استفاده می‌شود. هدف استاندارد کردن نمایش عناصر به صورت گرافیکی توسط BPMN این است که فرایندها توسط همه کارکنان سازمان درک شود، نه فقط برخی بخش‌های خاص.

در حالی که نرم افزار BPMS ابزاری است که به فرایندهای یک سازمان اجازه می‌دهد تا هر مرحله از BPM بر اساس الگوهای BPMN، طراحی، خودکار، تجزیه و تحلیل و نظارت شوند.

بنابراین، تفاوت BPM و BPMS در اینجا کاملاً واضح است. اساساً BPM یک روش یا تکنیک برای بهبود نتایج کسب‌وکار از طریق درک بیشتر از نحوه عملکرد یک فرایند و چگونگی کارکرد آن در آینده است و BPMS مجموعه‌ای از ابزارها است که در هر مرحله از اجرا از الگوها و استانداردهای BPMN برای کمک به ساختن سیستم‌های نرم‌افزاری یا برنامه کاربردی برای خودکارسازی فرایندها استفاده می‌کند.

از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیندها در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند. همچنین بسیاری از سازمان ها نیز ممکن است ساخت فرآیندها و فرم ها را در پروسس میکر تا حدی انجام داده باشند، اما برای استفاده های پیچیده تر که نیاز به برنامه نویسی بیش تری وجود دارد، به افراد متخصص تری در خارج از سازمان داشته باشند و در این حالت نیز می توانند از خدمات مدیریت فرآیند پارس استفاده نمایند.

جهت انجام یک پروژه مدیریت فرآیندها (BPM)، سازمان ها نیاز به طی کردن چرخه عمر مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM Life Cycle دارند. در فازهای چرخه حیات مدیریت فرآیند، پس از طی کردن فاز شناسایی و مدلسازی فرآیندها، وارد فاز پیاده سازی و استقرار فرآیندها می شویم تا فرآیندهای طراحی و مدلسازی شده را تحت نرم افزار پیاده سازی و راه اندازی کنیم. پس از آن، بهینه سازی و نظارت فرآیندها نیز فازهای بعدی چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار می باشند.

در واقع BPMS ها نرم افزارهایی هستند که فرآیندهای تحلیل و مدلسازی شده را در آن ها پیاده سازی می کنیم. همچنین فرم های هر فرآیند نیز در نرم افزار BPMS طراحی و پیاده سازی می شوند. هدف این است که فرآیندها تحت نرم افزار پیاده سازی شده و اتوماسیونی شوند.

پیاده سازی نقطه ای است که ما به سمت BPMS ها می رویم و نیاز است تا از افراد متخصص در زمینه نرم افزار و آی تی در آن استفاده نماییم.

فرآیند نرم افزار تایم شیت  که در سازمان های مشابه توسط گروه مدیریت فرآیند پارس در این راستا تحت نرم افزار پروسس میکر (ProcessMaker) پیاده سازی شده است، این امکان را فراهم می سازد تا هر یک از پرسنل سازمان در هر روز با ثبت تایم شیت خود، مشخص کند که از چه ساعتی تا چه ساعتی بر روی چه پروژه یا فعالیتی در سازمان کار کرده است. در نهایت مواردی همچون میزان کارکرد کل هر شخص در هر روز، مدت زمان اتلاف وقت و ... توسط نرم افزار به صورت خودکار محاسبه می گردد.

لازم به ذکر است که این فرآیند می تواند با اتصال به نرم افزار حضور و غیاب سازمان، ساعت ورود و خروج هر فرد به سازمان در هر روز را دریافت کرده و در تایم شیت نمایش دهد.

نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) یکی از مهم ترین نرم افزارهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) است که طی سال های اخیر در سازمان‌های ایرانی مخاطبان زیادی پیدا کرده است. یکی از مهم ترین دلایل محبوبیت این نرم افزار، رایگان بودن و متن باز بودن (Open Source) آن است و به همین دلیل شما نیاز به پرداخت هیچ هزینه ای بابت خرید لایسنس جهت تعریف فرآیند و کاربر در نرم افزار ندارید و می‌توانید به تعداد نامحدودی کاربر و یا فرآیند ایجاد نمایید.

گروه مدیریت فرآیند پارس ضمن فعالیت در زمینه ساخت فرآیند در نرم افزار پراسس میکر، سابقه همکاری با سازمان های مختلفی در زمینه هایی همچون بازرگانی، مدیریت اسناد مهندسی، ساختمانی، مدیریت جلسات و ... تحت نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) را دارد و می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک نماید.

در دنیای پیچیده و پویای امروز، مدیریت فرآیندهای کسب و کار یکی از عوامل کلیدی برای بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری سازمان‌ها محسوب می‌شود. اما انتخاب نرم‌افزار مناسب جهت این کار امری چالش‌برانگیز است. در اینجا، دو نرم‌افزار برجسته، یعنی ProcessMaker و Camunda را به چالش می‌کشیم تا مزایا و معایب هرکدام را کنایه بزنیم.

۱. ProcessMaker:

• ویژگی‌ها و قابلیت‌ها: نرم افزار ProcessMaker با ویژگی‌های گسترده‌ای مانند طراحی گرافیکی فرآیندها و گزارش‌گیری پیشرفت فرآیندها برخوردار است.
• سادگی استفاده برای مبتدیان: رابط کاربری ساده و کاربرپسند ProcessMaker، حتی برای افراد تازه‌کار، قابل فهم است.
• نقاط قوت و ضعف: این نرم‌افزار در مدیریت و سفارشی‌سازی گردش کار، قدرتمندی دارد، اما ممکن است در پیچیدگی فرآیندها کاستی داشته باشد.

۲. Camunda:

• برجسته کردن ویژگی‌های کلیدی: Camunda با قابلیت اجرای پیچیده‌ترین فرآیندها و امکانات BPMN، در زمینه‌های پیچیده عملکرد بیشتری دارد.
• پیچیدگی و منحنی یادگیری: ممکن است برای کاربران تازه‌وارد یادگیری Camunda به مراتب دشوارتر باشد، زیرا به دانش قبلی نیاز دارد.
• حوزه‌هایی که Camunda در آنجا برتری دارد: در مواردی که نیاز به اجرای فرآیندهای پیچیده و تصمیم‌گیری‌های هوشمندانه است، Camunda به خود افتخار می‌کند.

۳. مقایسه رابط کاربری:

• تجربه کاربری در ProcessMaker: رابط کاربری ProcessMaker از سادگی و کاربرپسندی برخوردار بوده و برای کاربران انتهایی تجربه لذت‌بخشی فراهم می‌کند.
• طراحی رابط کاربری در Camunda: هرچند که بسیار قدرتمند است، اما رابط کاربری Camunda پیچیده‌تر بوده و نیاز به دانش فنی بیشتری دارد.
• چگونگی تأثیر رابط‌های کاربری دوستانه بر بهره‌وری: ProcessMaker در این زمینه از افتخار خود نشان می‌دهد و تأثیر مثبتی بر بهره‌وری دارد

روند تکاملی BPMS معمولاً شامل مراحل زیر است:

1. تعریف نیازها: در این مرحله، نیازهای سازمانی شناسایی می‌شود. این شامل شناخت فرآیندها، شناسایی نقاط قوت و ضعف، و تعیین اهداف بهبود فرآیندها می‌شود.

2. طراحی فرایند: در این مرحله، فرآیندهای کاری جدید طراحی می‌شوند یا فرآیندهای موجود بهبود می‌یابند. این شامل تعیین نقش‌ها، گردش کارها، وظایف، و استفاده از فناوری‌های مختلف برای اجرای فرآیندها می‌شود.

3. مدل سازی فرآیند: برای ایجاد هر گونه تأثیری بر فرآیند کسب و کار، مهم است که به نوعی آن را ضبط و توصیف کنیم. یک توصیف واضح از یک فرآیند کسب و کار ممکن است به عنوان نقطه شروعی برای طراحی یک سیستم فناوری اطلاعات، برای تنظیم اندازه‌گیری عملکرد، اجرای یک فرآیند توسط نرم افزار BPMS، انجام یک مطالعه شبیه‌سازی و غیره باشد. مدل‌سازی فرآیند به عنوان یک سنت قوی در تحقیقات در مورد BPM ظاهر شده است.

بین مدل‌سازی فرآیند و طراحی فرآیند خط باریکی وجود دارد  ، در ابتدا شایان ذکر است که گاهی اتفاق می افتد که مردم از BPM به عنوان “مدل سازی فرآیند کسب و کار(Business Process Modeling)” یاد می کنند. در حالی که این امر اهمیت مدل‌سازی فرآیند در BPM را تصدیق می‌کند، این یک تصور اشتباه است و درواقع BPM مفهوم نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار(Business process management) را بیان میکند.

4. پیاده‌سازی: در این مرحله، سیستم BPMS پیاده‌سازی می‌شود. این شامل نصب نرم‌افزار، تنظیمات مورد نیاز، تعریف و تنظیم فرآیندها و اطلاعات، و آموزش کاربران است.

5. اجرا: پس از پیاده‌سازی، فرآیندها و سیستم BPMS آماده برای استفاده در محیط تولیدی است. در این مرحله، فرآیندها اجرا می‌شوند و اطلاعات مربوطه توسط سیستم ثبت و پردازش می‌شود.

6. ارزیابی و بهبود: در این مرحله، عملکرد فرآیندها و سیستم BPMS ارزیابی می‌شود. این شامل مانیتورینگ عملکرد، جمع‌آوری بازخورد، تحلیل داده‌ها، و اعمال بهبودهای لازم به فرآیندها و سیستم می‌شود.

7. مدیریت مدل: به نقش اصلی مدل‌سازی فرآیند در تحقیقات BPM قبلاً اشاره شده است. جالب توجه است، در دسترس بودن رو به رشد مدل‌های فرآیند در صنعت ، تحقیقات جدیدی را به خودی خود آغاز می‌کند. مدل‌های فرآیندی خود مصنوعاتی هستند که خود را برای انواع جدیدی از تجزیه و تحلیل آماده می‌کنند که نتایج آن ممکن است بینش‌های متفاوت و گاهی غیرمنتظره‌ای را ارائه دهد.