مدیریت فرآیند پارس

یکی از معایب BPMS، احتمالاً سنگین بودن سرمایه‌گذاری اولیه در پیاده‌سازی ابزارهای نرم افزار BPMS برای بسیاری از مشاغل کوچک است. همچنین طراحی، اجرا و نگهداری یک سیستم مدیریت فرایند می‌تواند بسیار هزینه‌بر باشد و باید هزینه‌های تعمیر و نگهداری زیرساخت‌ها را هم در نظر گرفت.

از دیگر معایب BPMS، پیچیدگی و طراحی دوباره‌ی تمام فرایندهای سازمان است که مستلزم صرف زمان و تلاش بسیاری است. همچنین، ساختار آن به گونه‌ای است که به کارمندان اجازه نمی‌دهد تا به هر طریقی که خودشان مناسب می‌دانند روی راه حل‌ها کار کنند. آنها باید تابع فرایندهای مشخص شده باشد و همین موضوع ممکن است باعث مقاومت کارکنان در استفاده و همسو شدن با BPMS شود.

افزایش کارایی و بهره‌وری
BPMS برای سازمان‌هایی که تمایل دارند فرایندهای کسب‌ و کارشان را بهبود دهند، ضروری است. این سیستم با حذف گردش کارهای اضافی، بهره‌وری را افزایش و عملکرد سازمان را ارتقاء می‌دهد. همچنین درک و پیاده‌سازی فرایندهای کسب‌وکار را آسان‌تر می‌کند.

 بهبود مستمر و چابکی
از مزایای نرم افزار BPMS این است که سازمان‌ها می‌توانند با ایجاد فرایندهای ترکیبی، چابکی را افزایش دهند و به‌سرعت با شرایط متغیر بازار سازگار شوند. این سیستم قابلیت سفارشی‌سازی گردن کار را دارد تا آنها را با قوانین سازمان سازگاری کند.

کاهش هزینه‌ها
با استفاده از مزایای BPMS هزینه‌های عملیاتی کمتر به حاشیه سود بالاتر و بودجه سازمانی بهتر منجر می‌شوند. یک سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار، فرایندها را کنترل می‌کند و مطمئن می‌شود که آنها هیچ مسیر غیرضروری را طی نمی‌کنند و یا اقدامات ناخواسته‌ای انجام نمی‌دهند. این ابزار گلوگاه‌های فرایندها را از بین می‌برد و ریسک سازمان را به حداقل می‌رساند.

افزایش سودآوری
هنگامی که سازمان‌ها عملیات ناکارآمد را حذف می‌کنند، سود بیشتری به دست می‌آورند. BPMS فرایندهای موجود را بهبود می‌بخشد تا سازمان بتواند راه‌حل‌های بهتری برای گردش کارها پیدا کند و با تخصیص درست منابع، هرگونه اتلافی را از بین ببرد. این عمل، به طور قابل‌ توجهی زمان چرخه فرایند را تسریع می‌کند.

تضمین انطباق و امنیت
سازمان‌ها باید با مقررات مرجع خود مطابقت داشته باشند و از مزایای BPMS همین مورد است که می‌تواند در این زمینه به شما کمک کند. به‌طوری‌که انطباق با استانداردها و الزامات نظارتی را تضمین می‌کند. در نتیجه اجرای سیاست‌ها و کنترل‌های داخلی نیز آسان‌تر خواهد شد. سازمانی که از BPMS استفاده می‌کند ایمن‌تر، سازماندهی شده‌تر و قابل اعتماد تر است.

دید کامل‌تر
هنگامی که فرایندها استاندارد می‌شوند، خطاهای انسانی کاهش می‌یابند. تجزیه‌ و تحلیل‌های بکار گرفته شده در BPMS به کاربران دید بیشتری درمورد عملکرد فرایند داده می‌شود و به آن‌ها کمک می‌کند تا به‌سرعت گلوگاه‌ها را شناسایی کنند.

اهداف اجرای سیستم‌ها: هدف از اجرای نرم افزار اتوماسیون اداری، ساماندهی و نظام بخشیدن به فرایندهای مرتبط با سازمان الکترونیکی دبیرخانه است. واحدهایی که نیاز به مکاتبات داخلی با هم دارند و یا در فرایند تولید نامه صادره و یا ثبت نامه وارده و پيگيري آن درگیر هستند از آن استفاده می‌کنند. در صورتیکه هدف از اجرای نرم افزار BPMS، ساماندهی، اجرا و بهبود فرایندهای سازمانی بوده که ممکن است برخی بسیار عمومی و برخی بسیار تخصصی باشند.
روش استقرار و اجرا: معمولا استقرار، اجرا و آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری طی یک برنامه از پیش تعیین شده با توجه به حدود و ثغور یک سازمان قابل ارائه خواهد بود. در صورتیکه استقرار یک BPMS  با در نظر گرفتن حیطه نفوذ آن در سطح کل فرایندهای سازمانی متفاوت بوده و با توجه به پیچیدگی فرایند قابل ارائه خواهد بود. به بیان دیگر فرایند استقرار اتوماسیون اداری کلاسیک و فرایند استقرار نرم افزار BPMS است.
کمیته راهبری و مدیریت سیستم متفاوت: کمیته راهبری نرم افزار اتوماسیون اداری معمولا شامل همکاران دبیرخانه و مسئولین دفاتر بوده در صورتیکه کمیته راهبری نرم افزار BPMS شامل زیر کمیته‌های تخصصی با اعضای مالکین فرایند و کمیته اصلی راهبری با هدف حفظ یکپارچگی زیر فرایندها است.
آنالیز محتوایی فرایند: امکان آنالیز محتوایی فرایند در BPMS وجود دارد در صورتیکه با توجه به متن محور بودن نرم افزار اتوماسیون اداری، محدود آنالیز در سطح متن بسیار محدود خواهد بود. با این تحلیل‌ها امکان تولید داشبوردهای مدیریتی وجود دارد. این قدرت تحلیل محتوایی مهمترین تفاوت نرم افزار اتوماسیون اداری و BPMS است.

شرکت های پیشرو نشان داده اند که استفاده از مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) می تواند به وعده IT برای خودکار سازی فرآیندهای کسب و کار و استراتژی حمایت مستقیم تحقق ببخشد. مدیریت فرآیندهای کسب و کار، نخست نظم فکری در مورد چگونگی اجرای بهینه ی کسب و کار شما از طریق فرآیندهای تعریف شده است و سپس پیدا کردن راهی برای استفاده از آخرین تحولات در تکنولوژی به منظور گسترش اتوماسیون برای دستیابی به اثربخشی و بهره وری می باشد.
امروزه هر سازمان از نرم‌افزارهای کاربردی برای پیشبرد اهدافش استفاده می نماید که هر یک از آن‌ها مبتنی بر تکنولوژی خاصی هستند. غالبا این نرم‌افزارها به منظور تامین نیازهای واحد خاصی از سازمان تولید شده اند و در حیطه تعریف شده ی مربوط به همان بخش به کار گرفته می شوند. در نتیجه رابطه ای میان نرم افزارهای بخش های مختلف وجود نخواهد داشت.
بنابراین این سوال مطرح می شود که....
اگرمجموعه ای بخواهد میان نرم افزارهای مختلف سازمان یکپارچگی ایجاد کند، باید چگونه عمل کند؟

یکی از اهداف اجرای سیستم های مدیریت فرآیندهای کسب و کار (نرم افزار BPMS) در یک سازمان، ایجاد یکپارچگی بین اطلاعات BPMS و سایر سیستم های جزیره ای یا تخصصی آن سازمان است. برای ایجاد یکپارچه سازی میان سیستم های سازمان و سیستم مدیریت فرآیند، راهکارهای متفاوتی وجود دارد که در ادامه به آن می پردازیم.

 نرم افزار BPMS شامل یک ابزار بصری طراحی فرآیند است که به کاربران نسبتاً غیر فنی اجازه می دهد فرآیند های سازمانی و گردش کار را طراحی و آزمایش کنند. این فرایندها معمولاً با استفاده از متدولوژی استاندارد (BPMN)  که مخفف مدل فرآیند کسب و کار و نماد گذاری است – و (SOA) که مخفف معماری سرویس گرا است – طراحی شده و با فرمت زبان قابل اجرا  (مانند XPDL یا ( BPEL) می شوند.

موتور قوانین کسب و کار(Business rules engine)
کاربران می توانند به عنوان بخشی از طراحی و اجرای فرآیند ، مجموعه های پیچیده ای از قوانین و شرایط تجاری ایجاد کنند.

مدیریت گردش کار(Workflow management)
کاربران می توانند جریانهای کاری پیچیده را با هماهنگی تعامل بین افراد ، سیستم ها و داده ها ، طراحی ، آزمایش و اجرا کنند.

تولید کننده فرم (Form generator)
کاربران باید فرم های وب را بدون مهارت برنامه نویسی یا برنامه نویسی بسازند و تغییر دهند.

همکاری (Collaboration)
این نرم افزار ها  اغلب از مواردی مانند موضوعات بحث ، مدیریت تصمیم گیری و مدیریت ایده پشتیبانی می کنند.

تجزیه و تحلیل (Analytics)
کاربران باید بتوانند معیارها و KPI ها را تعریف کرده و گزارش های استاندارد و سفارشی را اجرا کنند.

امکان یکپارچه سازی (Integrations)
هر چه تعداد ابزار هایی که بتوانند با آن ابزار ارتباط برقرار کنند بیشتر باشد مزیت ابزار به حساب می آید.

با توجه به وجود نرم افزارهای متعدد bpms در کشور (اعم از BPMS ایرانی و BPMS خارجی) یکی از شاخصهای انتخاب آن کم کد بودن (Low Code) آن است.اما bpms کم کد به چه معناست؟ آیا بدین معنا که کلیه روالها بایستی به صورت درگ دراپی در سیستم ساخته شود؟ کاربر بایستی در چه حدی با دانش نرم افزاری آشنا باشد؟

بایستی بگوییم اینکه bpms بدون کد باشد معنی ندارد. همه نرم افزارهای bpms امکان کدنویسی را یکی از ویژگیهای خود میدانند و از محیط تولید کد پشتیبانی می‌کنند. اما این نباید بدین معنی باشد که هر کاری که می‌خواهیم انجام بدهیم بایستی نیاز به کد زدن باشد. بحث کد زدن در bpms بستگی به میزان پیچیدگی فرایند دارد. با ذکر چند مثال توضیح بیشتری میدهیم.

مثال ۱: بررسی موجودی کالا برای فرایند درخواست کالا : در فرایند درخواست کالا در صورتیکه موجودی در انبار به میزان مورد نظر نباشد سیستم بایستی فرایند درخواست کالا را فعال کند. بررسی موجودی کالا آیا بدون نیاز به کد نویسی قابل انجام است؟ اگر نیاز به صدا زدن وب سرویس باشد آیا نحوه صدا زدن آن بدون کد نویسی انجام پذیر است؟

مثال ۲: ارتباط با سیستم کارکرد پرسنل : ممکن است شما دارای سیستم ساعت زنی (تردد پرسنل) باشید و نیاز داشته باشید اطلاعات کارکرد را در فرمهای تایم شیت که در نرم افزار bpms ساختید رویت کنید؟ نحوه لینک نرم افزار bpms به نرم افزار تردد بدون نیاز به دانش SQL و یا استفاده از وب سرویس مقدور است؟

مثال ۳: اگر می‌خواهید فرایندهایی بسازید که نیاز به محاسبات پیچیده داشته باشد چاره‌ای جز تولید فانکشن ندارید. اگر فانکشنها در حد عملیات ساده ریاضی باشند به صورت ویژوال قابل استفاده هستند ولی اگر محاسبات مربوط به موجودیت دیگر باشد بایستی کمی کد زدن بلد باشید.

نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) یک سیستم مدیریت فرآیند تحت وب است که امکان طراحی، خودکارسازی و استقرار فرآیندهای کسب و کار را برای سازمان ها فراهم می کند. این ابزار با فراهم ساختن رابط کاربری drag and drop محیطی برای مدل سازی و طراحی جریان کارها و همچنین ساخت فرم های پویا دراختیار کاربر قرار می دهد.

گروه مدیریت فرآیند پارس می تواند کلیه خدمات مربوط به پیاده سازی و ساخت فرآیند در پروسس میکر را به سازمان شما ارایه دهد.

پروسس میکر یک BPMS رایگان و متن باز است که جزو سیستم های نرم افزاری سبک وزن (lightweight) با سربار داده بسیار کم در میان سیستم های نرم افزاری موجود در این صنعت به حساب می رود. همچنین از آن جا که پراسس میکر یک نرم افزار تحت وب است و می توان آن را در محیط مرورگر اجرا نمود، دسترسی به جریان کارها و روال های سازمانی را جهت طراحی، اجرا و مدیریت فرآیندها برای کاربران، گروه ها و واحدهای سازمانی ساده تر خواهد کرد. در این مطلب قصد داریم تا ضمن معرفی قسمت های کلیدی ProcessMaker، مراحل ساخت یک فرآیند را در این سیستم تحت وب مدیریت فرآیندهای کسب و کار، به ترتیب بیان کنیم.

از امکانات محیط نرم افزاری پراسس میکر می توان به موارد زیر اشاره کرد:
• محیط طراحی و مدل سازی فرآیندها با استاندارد BPMN2.0
• فرم ساز پویا و Responsive
• پورتال کاربری و کارتابل اجرای فرآیندها
• مدیریت چارت سازمانی، کاربران و گروه های کاربری
• طراحی و ارسال سند خروجی
• ...

مراحل ساخت یک فرآیند:
به طور کلی برای ساخت یک فرآیند در ProcessMaker باید مراحل زیر انجام شود:

1. ایجاد یک فرآیند در بخش Designer و طراحی مدل فرآیند: در اولین قدم پس از ایجاد یک فرآیند جدید، می توان مدل فرآیند را در محیطی تحت استاندارد BPMN2 طراحی و مدل سازی کرد. در این قسمت، شما قادر به استفاده از نمادهای تعریف شده در استاندارد BPMN2 هستید.

2. تعریف متغیرهای فرآیند (متغیرهای مدل داده فرآیند): متغیرها (variables)، اطلاعات و داده هایی که در فرم های فرآیند وارد می شوند را در خود ذخیره می کنند تا در قسمت های دیگر آن فرآیند (همچون gatewayها و سایر فرم ها) بتوان آن ها را فراخوانی کرده و از آن ها استفاده کرد. به عنوان مثال، یک فرم می تواند شامل فیلدهایی همچون "نام"، "نام خانوادگی"، "جنسیت" و ... باشد که می بایست برای هر کدام، یک متغیر تعریف نمود. این متغیرها می توانند بسته به نوع داده خود، هر یک از نوع داده های integer، string، boolean، float و ... را در خود ذخیره نمایند. لازم به ذکر است که نیازی نیست تمامی متغیرهای موردنیاز در فرآیند، همان ابتدا تعریف شوند؛ بلکه شما قادر خواهید بود در هر زمانی بسته به نیاز، متغیر جدید در فرآیند تعریف کنید.

3. ساخت فرم های پویا (Dynaforms): در مرحله بعد باید فرم های موردنیاز در فرآیند طراحی شوند. ProcessMaker دارای یک محیط فرم ساز پویا و تحت وب است که می توان در آن قسمت فرم هایی سازگار با دستگاه های مختلف (PC، موبایل و تبلت) طراحی نمود. شما می توانید از تمامی کنترل های طراحی وب به صورت drag and drop در فرم ساز پراسس میکر استفاده کنید.

4. تخصیص فرم ها به فعالیت ها: پس از ساخت یک فرم می توان آن را به فعالیت (Task) مربوطه اختصاص داد تا در صورت اجرای آن فعالیت، این فرم برای کاربر نمایش داده شود.

5. تعریف قوانین مسیریابی (Routing Rule): پس از طراحی مدل فرآیند و ساخت فرم ها، می توان به تعریف قوانین مسیریابی بر روی Gatewayها در مسیر فرآیند اقدام کرد. یک فرآیند ممکن است در مسیر خود به چندین شاخه تقسیم شود که هر یک از شاخه ها در یک شرایط خاص و تعریف شده ای اجرا می شود. این شرط ها بر روی Gatewayهای شرطی موجود در مدل فرآیند نوشته می شوند.

6. تعیین ایفاکنندگان فرآیند: درنهایت، هر یک از فعالیت های موجود در فرآیند باید به یک یا چند کاربر تخصیص داده شود تا کاربر موردنظر بتواند با دسترسی به فعالیت مربوط به خود، آن را انجام دهد. در پراسس میکر، شما قادر خواهید بود تا فعالیت های موجود در فرآیند را به شیوه موردنظرتان به کاربران سازمان assign کنید. پس از اتمام مراحل پیاده سازی فرآیند، کاربر یا کاربرانی که فعالیت اول فرآیند به آن ها اختصاص داده شده است، قادرند تا از طریق کارتابل فرآیندهای خود که در بخش Home محیط پراسس میکر قرار دارد، فرآیند موردنظر را اجرا کنند. پس از ارسال فرم توسط کاربر فعالیت اول، فرآیند مطابق با مدل طراحی شده ادامه پیدا کرده و به کارتابل نفر یا نفرات بعدی ارسال خواهد شد.