ا توجه به این امر که استفاده از نرم افزار BPMS در میان سازمان ها رو به رشد است، خیلی از مدیران بر این اعتقادند که مشکلات سازمان آن ها با خرید نرم افزار BPMS حل می شود. این در حالی است که این نرم افزار تنها ابزاری است که به کمک آن می توان فرآیندهای کسب و کار را بهبود بخشید و از انجام فرآیندهای دستی که زمان کارمندان و پرسنل سازمان و شرکت ها را مشغول می کند جلوگیری کرد.

بدون شک مدیران سازمان قبل از خرید BPMS، ابتدا باید وضعیت سازمان را بررسی و ارزیابی کرده تا از خرید نرم افزارهای نامناسب و ناهماهنگ با فرهنگ سازمانی خود جلوگیری نمایند. همچنین دریافت مشاوره درست، آماده سازی سایر مدیران و پرسنل سازمان، آموزش درست نرم افزار در سازمان، استفاده از افراد فنی در پیاده سازی و ساخت فرآیند و ... نیز از سایر موارد مهم در راستای استقرار و استفاده درست از یک نرم افزار BPMS هستند.