مدیریت فرآیند پارس

در دنیای پیچیده و پویای امروز، مدیریت فرآیندهای کسب و کار یکی از عوامل کلیدی برای بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری سازمان‌ها محسوب می‌شود. اما انتخاب نرم‌افزار مناسب جهت این کار امری چالش‌برانگیز است. در اینجا، دو نرم‌افزار برجسته، یعنی ProcessMaker و Camunda را به چالش می‌کشیم تا مزایا و معایب هرکدام را کنایه بزنیم.

۱. ProcessMaker:

• ویژگی‌ها و قابلیت‌ها: نرم افزار ProcessMaker با ویژگی‌های گسترده‌ای مانند طراحی گرافیکی فرآیندها و گزارش‌گیری پیشرفت فرآیندها برخوردار است.
• سادگی استفاده برای مبتدیان: رابط کاربری ساده و کاربرپسند ProcessMaker، حتی برای افراد تازه‌کار، قابل فهم است.
• نقاط قوت و ضعف: این نرم‌افزار در مدیریت و سفارشی‌سازی گردش کار، قدرتمندی دارد، اما ممکن است در پیچیدگی فرآیندها کاستی داشته باشد.

۲. Camunda:

• برجسته کردن ویژگی‌های کلیدی: Camunda با قابلیت اجرای پیچیده‌ترین فرآیندها و امکانات BPMN، در زمینه‌های پیچیده عملکرد بیشتری دارد.
• پیچیدگی و منحنی یادگیری: ممکن است برای کاربران تازه‌وارد یادگیری Camunda به مراتب دشوارتر باشد، زیرا به دانش قبلی نیاز دارد.
• حوزه‌هایی که Camunda در آنجا برتری دارد: در مواردی که نیاز به اجرای فرآیندهای پیچیده و تصمیم‌گیری‌های هوشمندانه است، Camunda به خود افتخار می‌کند.

۳. مقایسه رابط کاربری:

• تجربه کاربری در ProcessMaker: رابط کاربری ProcessMaker از سادگی و کاربرپسندی برخوردار بوده و برای کاربران انتهایی تجربه لذت‌بخشی فراهم می‌کند.
• طراحی رابط کاربری در Camunda: هرچند که بسیار قدرتمند است، اما رابط کاربری Camunda پیچیده‌تر بوده و نیاز به دانش فنی بیشتری دارد.
• چگونگی تأثیر رابط‌های کاربری دوستانه بر بهره‌وری: ProcessMaker در این زمینه از افتخار خود نشان می‌دهد و تأثیر مثبتی بر بهره‌وری دارد

روند تکاملی BPMS معمولاً شامل مراحل زیر است:

1. تعریف نیازها: در این مرحله، نیازهای سازمانی شناسایی می‌شود. این شامل شناخت فرآیندها، شناسایی نقاط قوت و ضعف، و تعیین اهداف بهبود فرآیندها می‌شود.

2. طراحی فرایند: در این مرحله، فرآیندهای کاری جدید طراحی می‌شوند یا فرآیندهای موجود بهبود می‌یابند. این شامل تعیین نقش‌ها، گردش کارها، وظایف، و استفاده از فناوری‌های مختلف برای اجرای فرآیندها می‌شود.

3. مدل سازی فرآیند: برای ایجاد هر گونه تأثیری بر فرآیند کسب و کار، مهم است که به نوعی آن را ضبط و توصیف کنیم. یک توصیف واضح از یک فرآیند کسب و کار ممکن است به عنوان نقطه شروعی برای طراحی یک سیستم فناوری اطلاعات، برای تنظیم اندازه‌گیری عملکرد، اجرای یک فرآیند توسط نرم افزار BPMS، انجام یک مطالعه شبیه‌سازی و غیره باشد. مدل‌سازی فرآیند به عنوان یک سنت قوی در تحقیقات در مورد BPM ظاهر شده است.

بین مدل‌سازی فرآیند و طراحی فرآیند خط باریکی وجود دارد  ، در ابتدا شایان ذکر است که گاهی اتفاق می افتد که مردم از BPM به عنوان “مدل سازی فرآیند کسب و کار(Business Process Modeling)” یاد می کنند. در حالی که این امر اهمیت مدل‌سازی فرآیند در BPM را تصدیق می‌کند، این یک تصور اشتباه است و درواقع BPM مفهوم نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار(Business process management) را بیان میکند.

4. پیاده‌سازی: در این مرحله، سیستم BPMS پیاده‌سازی می‌شود. این شامل نصب نرم‌افزار، تنظیمات مورد نیاز، تعریف و تنظیم فرآیندها و اطلاعات، و آموزش کاربران است.

5. اجرا: پس از پیاده‌سازی، فرآیندها و سیستم BPMS آماده برای استفاده در محیط تولیدی است. در این مرحله، فرآیندها اجرا می‌شوند و اطلاعات مربوطه توسط سیستم ثبت و پردازش می‌شود.

6. ارزیابی و بهبود: در این مرحله، عملکرد فرآیندها و سیستم BPMS ارزیابی می‌شود. این شامل مانیتورینگ عملکرد، جمع‌آوری بازخورد، تحلیل داده‌ها، و اعمال بهبودهای لازم به فرآیندها و سیستم می‌شود.

7. مدیریت مدل: به نقش اصلی مدل‌سازی فرآیند در تحقیقات BPM قبلاً اشاره شده است. جالب توجه است، در دسترس بودن رو به رشد مدل‌های فرآیند در صنعت ، تحقیقات جدیدی را به خودی خود آغاز می‌کند. مدل‌های فرآیندی خود مصنوعاتی هستند که خود را برای انواع جدیدی از تجزیه و تحلیل آماده می‌کنند که نتایج آن ممکن است بینش‌های متفاوت و گاهی غیرمنتظره‌ای را ارائه دهد.

یکپارچه سازی قوانین کسب و کار، اجرای استانداردهای ساده ای است که عملیات یک سازمان را مشخص می کند (یا محدود می کند).بدون قوانین و فرآیندهای تجاری تثبیت شده، یک شرکت اغلب خود را در یک فضای آشفته با نتایج متناقض، شکایات کارمندان و مصرف کنندگان ناراضی می بیند.

با این حال، مقررات در تجارت، محصول انقلاب تکنولوژیک نیست. از سوی دیگر، استانداردهای شرکت از تلاش های مردمی برای ارائه دقیق ترین رویکرد ممکن برای اداره یک کسب و کار سرچشمه می گیرد.

 تا اوایل دهه 1990، قوانین کسب و کار به طور گسترده ای به عنوان یک مفهوم برای سازمان ها پذیرفته نشده بود.امروزه، اکثر شرکت‌ها قوانین تجاری را به عنوان یک نیاز حیاتی برای جریان‌های سیستم یا نمودارهای جریان رویه‌ای می‌بینند که نشان می‌دهد یک شرکت چگونه تجارت خواهد کرد.

خوشبختانه، نرم افزار ProcessMaker به عنوان یک شرکت متمرکز بر مدیریت فرآیندهای کسب و کار، با OpenRules، یک قانون تجارت منبع باز و موتور مدیریت تصمیم، مشارکت نموده است.

مشتریان ممکن است از OpenRules، قوانین تجاری و راه حل های مدیریت تصمیم شرکت برای ساخت، آزمایش و نگهداری خدمات تصمیم گیری عملیاتی در محل یا در فضای ابری استفاده کنند.

ادغام و ایجاد قوانین تجاری با OpenRules و ProcessMaker

OpenRules Decision Manager  می تواند منطق پیچیده کسب و کار را خودکار کند که انتخاب های عملیاتی روزمره را ساده می کند.

بنابراین، کاربران تجاری می توانند به سرعت مدل های تصمیم گیری مبتنی بر قوانین بسازند و آن ها را در محل یا در فضای ابری مستقر کنند. کاربران نهایی نیازی به یادگیری هیچ رابط گرافیکی اختصاصی یا زبان برنامه نویسی ندارند. علاوه بر این، کاربران نهایی می توانند از Microsoft Excel® یا Google Sheets® به عنوان یک مدیر اجرایی باینری استفاده کنند.

اگر یکی از کاربران عادی در پراسس میکر (ProcessMaker) پسورد خود را فراموش کند، کاربر ادمین که دسترسی به مدیریت اطلاعات همه یوزرها دارد، می تواند پسورد جدیدی برای او ثبت کند. اما مشکل زمانی است که کاربر ادمین پسورد خود را فراموش کرده باشد.

چنانچه پسورد اکانت ادمین نرم افزار پراسس میکر خود را فراموش کرده اید، این مقاله می تواند به شما در تغییر پسورد آن کمک کند.

نکته: جهت پیش گیری از مشکل فراموشی کلمه عبور، می توانید گزینه مربوط به بازیابی آن را از طریق کاربر ادمین فعال سازی کنید. دستورالعمل این کار در مقاله فعال سازی گزینه فراموشی کلمه عبور شرح داده شده است. اما چنانچه تا به حال این کار را نکرده اید و اکنون پسورد کاربر ادمین را نیز به خاطر ندارد، این مقاله حاضر می تواند مشکل شما را برطرف کند.

پراسس میکر پسورد تمامی کاربران را در دیتابیس خود ذخیره سازی می کند. دسترسی به این دیتابیس از طریق محیط phpMyAdmin امکان پذیر است. اما لازم به ذکر است که تمامی پسوردها به صورت رمزنگاری شده در این دیتابیس ذخیره شده اند. پراسس میکر تا ورژن های قبل از php 5.6 از رمزنگاری MD5 جهت رمزنگاری پسوردها استفاده می کرد. اما از ورژن php 5.6 به بعد (یعنی ProcessMaker 3.2.1 و جدیدتر)، پسوردها با الگوریتم SHA-256 رمزنگاری می شوند. به همین خاطر شما باید ابتدا ورژن پراسس میکر و php آن را بررسی کنید تا از نحوه رمزنگاری آن مطلع گردید.

از آن جا که هیچ کدام از دو نوع رمزنگاری (MD5 و SHA-256) قابل برگشت نیستند، شما نمی توانید با دیدن پسورد رمزنگاری شده خود در دیتابیس، آن را به پسورد اصلی تبدیل کنید و تنها راه موجود، رمزنگاری یک پسورد جدید و جایگزینی آن با پسورد قبلی در دیتابیس است. بدین شکل، پسورد شما ویرایش خواهد شد.

نرم افزار مدیریت فرایندها و فرم‌ها، راهکاری مناسب جهت توسعه سریع و آسان فرم‌ها و جریان‌های کاری است. با استفاده از این ابزار، فرم‌های مرتبط با کسب‌وکار، بدون نیاز به کدنویسی طراحی شده و با فراخوانی فرم دلخواه‌، در اختیار افراد سازمان قرار می‌گیرد. نرم‌افزار مدیریت فرایندها و فرم‌ها در تیم‌یار، زیرسیستم یا قسمتی از ماژول اقدام این ERP است. ERP تحت وب و یکپارچه تیم‌یار، با توجه به سیستم مدیریت منابع سازمان و دیگر سیستم‌ها و زیرسیستم‌های مورد نیاز یک کسب و کار، امکان طراحی و استفاده از فرم‌ها و جریان کاری‌های متفاوت را در واحد‌های سازمانی مختلف به کاربران و مخاطبین سیستم می‌دهد. طراحی مناسب فرم‌ها و جمع‌آوری داده‌های صحیح منجر به کاهش تولید اطلاعات غلط و اشتباهات سهوی شده و آرشیو صحیح اطلاعات را به همراه دارد.

در نرم افزار مدیریت فرایندها و فرم‌های یکپارچه، قابلیت اتصال هر یک از اقدامات به سایر اقلام اطلاعاتی در واحد‌های مختلف نظیر پروژه‌ها‌، جلسات، اسناد و CRM وجود دارد. امکان استفاده از فرم‌ها در هر یک از اقلام اطلاعاتی (فاکتور فروش، پرونده پرسنلی، رسید انبار، نامه اتوماسیون و...) وجود دارد. این موضوع، عمده مشکلات سیستم‌های جزیره‌ای را پوشش داده و به دلیل انتقال لحظه‌ای اطلاعات زیرسیستم‌ها، بدون دخالت کاربر، امکان بروز خطا و عدم همخوانی اطلاعات را به شدت کاهش داده است. سیستم مدیریت فرایندها و فرم‌ها می‌تواند به بخش‌های مختلفی کمک کند از مدیریت تولید گرفته تا سیستم کنترل تولید.

سیستم مدیریت فرم‌ها و فرایندها یکپارچه تیم‌یار ، زیر سیستم یک ماژول مستقل بوده که یک بستر مناسب را جهت تعریف جریان‌های کاری (گردش کار)، پیگیری اقدامات و تسک‌ها، تعریف فرم‌های مورد نیاز سیستم‌های مختلف یک کسب و کار را فراهم آورده است. نرم افزار مدیریت فرایندها و فرم‌های تیم‌یار با سیستم‌های ارتباط با مشتری ( CRM ) ، مدیریت پروژه ، پورتال (سایت‌)‌، منابع انسانی و ... به صورت یکپارچه در ارتباط است.

اتلاف زمان را کاهش می دهد
نرم افزار تایم شیت به شما کمک می کند بفهمید که کجا نیروی کار را هدر می دهید. این برگه های زمانی به شما کمک می کنند کارهایی را که بیشتر از زمان لازم، طول می کشد حذف کنید و در تصمیم گیری در مورد نحوه بهینه سازی وظایف خود به شما کمک می کنند.

صورتحساب ها را دقیق محاسبه می کند
تایم‌شیت به شما در محاسبه دقیق صورتحساب کمک می کند. برگه های زمانی راهی هستند که به واسطه آنها می توانید به مشتریان خود اطلاع دهید که پروژه های آنها را به نحو احسن اداره می کنید و پول آنها هدر نمی رود. با تایم شیت ، مشتریان شما نیازی به نگرانی در مورد بررسی مداوم وضعیت پروژه های خود ندارند. این برگه ها به آنها اجازه می دهند ببینند چه میزان از زمان خود را به آنها اختصاص می دهید و به عنوان راهی برای اثبات صحت صورتحساب شما عمل می کند.

صورتحساب را اتوماسیون می کند
سازمانهایی که بر اساس ساعات قابل پرداخت هزینه به مشتریان خدمات ارائه می دهند، از تایم شیت صورتحساب استفاده می کنند. این برگه ها می تواند هزینه های شما را با فاکتور و صورتحساب خودکار کاهش دهد. صورتحساب خودکار و اتوماسیون سازی آن نیز می تواند درآمد را افزایش دهد.

مدیریت پروژه بهبود می یابد
تایم‌شیت ها به طرز شگفت آوری ابزارهای مهمی برای مدیریت پروژه به روش های زیر هستند:

با پیگیری زمان انجام پروژه، به واجد شرایط بودن یک کارمند برای یک پروژه ، نقش یا شغل جدید بر اساس عملکرد کمک می کنند.
با تجزیه و تحلیل استفاده از زمان ، می توانید مهارت افراد را در یک موضوع خاص تعیین کنید و از آنها در بخشهایی از پروژه که مناسب تر هستند استفاده کنید.
به شناسایی مواردی کمک می کنند که در آنها کارگر زمان بیشتری نسبت به زمان اختصاص داده شده نیاز دارد و نیاز به آموزش اضافی دارد.
در اندازه گیری کارایی کلی پروژه شما مفید هستند.
در شناسایی در دسترس بودن کارکنان تعیین شده در پروژه کمک می کنند و توزیع حجم کار بین اعضای گروه را آسان می کنند.
مدیران پروژه را قادر می سازند تا پیشرفت کلی پروژه را کنترل کرده و تاخیرها را پیش بینی کنند.
به مدیران پروژه در برآورد هزینه های مورد انتظار و مقایسه آنها با هزینه واقعی پروژه در حین اجرا کمک می کنند.
صرفه جویی در هزینه ها اتفاق می افتد
برگه های زمانی یا تایم شیت ها به شما اطلاع می دهد که کارکنان شما دقیقاً روی چه چیزی کار می کنند. کارایی کارکنان را با مقایسه میزان زمان صرف شده برای فعالیت ها با خروجی تولید شده از آنها، مشخص می کنند. برگه های زمانی در تشخیص کارکنانی که عملکرد ضعیفی دارند و برای شرکت شما هزینه ایجاد می کنند، کمک می کند. با گفتن اینکه چه کسی بهره وری بالاتری دارد و چه کسی بهره وری پایین تری دارد، تایم شیت به صرفه جویی زیادی در هزینه شرکت شما کمک می کند.

نرم افزار پروسس میکر یک نرم افزار سازمانی و یک راهکار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM (و مدیریت گردش کار متنباز است که به سازمانها امکان میدهد تا به مدلسازی گردشهای کاری مبتنی بر تایید بپردازند. این نرمافزار به سازمانها در طراحی، خودکارسازی و استقرار فرآیندهای کسب و کار در مقیاسهای مختلف کمک میکند. در واقع این راهکار، یک فرمساز است که برای طراحی نامهها، تاییدیهها،
فاکتورها و قراردادها استفاده میشود. پروسس میکر، یک ابزار مدلسازی فرآیند با قابلیت drop-and-drag و به صورت ابری ارائه میکند که به کاربران اجازه میدهد نمودارهای فرآیندها را با استفاده از استانداردهای BPMN ساخته و ویرایش کنند. این نرمافزار قابلیت تغییر اندازه و برچسبگذاری تمام عناصر یک فرآیند را داشته و به شما اجازه واردکردن فرآیندها و خروجیگرفتن از آنها را
در قالب BPMN میدهد. همچنین به شما امکان میدهد تا فرمها و زیرفرمها را به زبانهای مختلف و بدون دانش برنامهنویسی ایجاد کنند. این راهکار هم به صورت آفالین و هم تحت وب قابل دسترسی است و به کاربران امکان میدهد فرمها را بر روی تلفن همراه خود پر کنند و بعد از آنالین شدن دادههای آنها ر ا همگامسازی کنند. این ابزار دارای یک داشبورد نیز است که امکان مشاهده نحوه
عملکرد فرآیندها و کارکنان را فراهم میکند. این داشبوردها قابلیت شخصیسازی براساس شاخص کارایی فرآیند و شاخص کارایی کارکنان را نیز دارند. نرم افزار پروسس میکر در سازمانهای متنوعی مانند بانکها، موسسات آموزش عالی و صنایع مختلف مورد استفاده قرار میگیرد و به آنها کمک میکند فرآیندهای پیچیده کسب و کار خود را خودکارسازی کرده و افراد و سیستمهای موجود در شرکت را به هم
 متصل کنند.

جهت انجام یک پروژه مدیریت فرآیندها (BPM)، سازمان ها نیاز به طی کردن چرخه عمر مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM Life Cycle دارند. در فازهای چرخه حیات مدیریت فرآیند، پس از طی کردن فاز شناسایی و مدلسازی فرآیندها، وارد فاز پیاده سازی و استقرار فرآیندها می شویم تا فرآیندهای طراحی و مدلسازی شده را تحت نرم افزار پیاده سازی و راه اندازی کنیم. پس از آن، بهینه سازی و نظارت فرآیندها نیز فازهای بعدی چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار می باشند.

در واقع BPMS ها نرم افزارهایی هستند که فرآیندهای تحلیل و مدلسازی شده را در آن ها پیاده سازی می کنیم. همچنین فرم های هر فرآیند نیز در نرم افزار BPMS طراحی و پیاده سازی می شوند. هدف این است که فرآیندها تحت نرم افزار پیاده سازی شده و اتوماسیونی شوند.

پیاده سازی نقطه ای است که ما به سمت BPMS ها می رویم و نیاز است تا از افراد متخصص در زمینه نرم افزار و آی تی در آن استفاده نماییم.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

ساخت فرآیندها در پروسس میکر

از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیندها در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند. همچنین بسیاری از سازمان ها نیز ممکن است ساخت فرآیندها و فرم ها را در پروسس میکر تا حدی انجام داده باشند، اما برای استفاده های پیچیده تر که نیاز به برنامه نویسی بیش تری وجود دارد، به افراد متخصص تری در خارج از سازمان داشته باشند و در این حالت نیز می توانند از خدمات مدیریت فرآیند پارس استفاده نمایند.

لازم به ذکر است که ParsBPMS دارای سابقه پیاده سازی بیش از 500 فرآیند در حوزه های مختلفی از جمله بازرگانی خارجی، مدیریت اسناد مهندسی، مهندسی ساختمانی، مدیریت جلسات، تایم شیت و ارزیابی میزان کارکرد پرسنل، داوری و حقوقی، کلیشه سازی چاپ و ... تحت نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) می باشد.

طراحی مدل BPMN فرآیند، طراحی فرم های پویا (Dynaforms)، انواع کدنویسی ها در فرآیند، طراحی دیتابیس در SQL یا MySQL و ذخیره سازی اطلاعات فرم ها و فرآیندها در آن نیز توسط تیم گروه مدیریت فرآیند پارس برای شما انجام خواهد گرفت.

همچنین گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به وسیله ماژول فارسی ساز پراسس میکر، این نرم افزار را برای شما فارسی سازی و شخصی سازی نماید.

موفقیت در اجرای BPM توسط یک BPMS برای سازمان شما به انتخاب نرم افزار مناسب ختم نمی شود. در واقع از آنجا شروع می شود. با این حال، عامل اولیه ای که بر میزان موفقیت مدیریت فرآیندهای کسب و کار تأثیر می گذارد، چگونگی پیاده سازی است. در اینجا مراحل اجرای موفقیت آمیز BPMS در سازمان شما آورده شده است.

مرحله 1: یک تیم پیاده سازی BPMS تشکیل دهید

مرحله ۲: اندازه‌گیری عملکرد با شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)

مرحله 3: BPMS را مانند یک پروژه تجاری پیاده سازی کنید

مرحله 4: از یک پلتفرم BPM قابل سفارشی سازی استفاده کنید

مرحله 5: امکان های موجود برای یکپارچه سازی و ادغام ها را شناسایی کنید